SISTEM PAKAR

•          

Sistem Pakar (Expert System) merupakan subset dari kecerdasan buatan (Artificial Intelligence / AI), yang memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya.

•         Sistem pakar menawarkan keunggulan untuk perusahaan dan manajer yang menggunakannya.

•         Elemen kritis dalam sistem pakar, seperti halnya dalam semua subsistem CBIS, adalah user interface.

•         Saat ini, penggunaan I/O multimedia mendapat perhatian khusus dari pengembang sistem sebagai cara untuk meningkatkan komunikasi antara komputer dengan user.

•         Multimedia tidak saja memerlukan hardware dan software khusus, tetapi juga membutuhkan partisipasi dari profesional komunikasi dalam proses pengembangannya.

A. Definisi Sistem Pakar

Sistem berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuan manusia untuk memecahkan masalah.

B. Bagian Utama Sistem Pakar

      1. User interface

      2. Knowledge base

      3. Inference engine

      4. Development engine

B. Bagian Utama Sistem Pakar (lanjutan)

1. User Interface

•         User interface memungkinkan manajer untuk memasukkan instruksi dan informasi ke dalam sistem pakar dan menerima informasi dari sistem pakar.

•         Instruksi tersebut menentukan parameter yang mengarahkan sistem pakar melalui proses penalaran.

•         Informasi tersebut berbentuk nilai yang diberikan pada variabel tertentu.

a. Input Sistem Pakar

User interface dirancang untuk mempermudah dialog dua arah antara sistem & pemakai dengan menampilkan teknik tanya-jawab dan pengisian formulir kemudian muncul bahasa perintah dan menu elektronik dan sistem manajemen data base (DBMS).

2.   Output Sistem Pakar

•         Sistem Pakar dirancang untuk menyarankan pemecahan.

•         Pemecahan ini dilengkapi dengan penjelasan :

a.       Penjelasan atas pertanyaan, manajer menanyakan mengapa informasi tersebut diperlukan dan sistem pakar menyediakan penjelasannya.

b.      Penjelasan atas penyelesaian masalah, sistem pakar akan menampilkan tiap-tiap langkah penalaran yang menuju pada penyelesaian masalah.

2.  Knowledge Base

•         Knowlage base memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu sama lain dalam urutan yang logis.

•         Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.

a. Aturan

•         Teknik menerangkan masalah yang paling populer adalah penggunaan aturan.

•         Aturan menentukan apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.

•         Aturan terdiri dari 2 bagian, yaitu suatu kondisi yang mungkin benar mungkin tidak; dan tindakan yang harus diambil jika kondisinya adalah benar.

b. Jaringan Aturan

•         Aturan dari suatu perangkat aturan tidak terkait secara fisik, tetapi hubungan logisnya dapat digambarkan dengan diagram hierarki.

•         Aturan pada bagian bawah hierarki menyediakan bukti bagi aturan pada bagian atas.

•         Bukti tersebut memungkinkan aturan pada bagian atas untuk menghasilkan kesimpulan.

c. Masalah Pemilihan Aturan

•         Kesulitan utama dalam menggunakan aturan untuk menggambarkan pengetahuan adalah memilih aturan-aturan tersebut secara efisien dari knowledge base.

•         Sangat sering, hanya satu subset dari seluruh perangkat aturan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.

3.  Inference Engine

Inference engine adalah bagian dari Sistem Pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan knowledge base berdasarkan urutan tertentu.

Dua metode utama untuk menguji aturan :

.  Penalaran Maju (Forward Reasoning)

      Penalaran maju disebut juga forward chaining dimana sistem pakar akan menguji apakah setiap kondisi benar atau salah.

b.  Penalaran Mundur (Reverse Reasoning)

      Penalaran mundur disebut juga backward chaining yaitu pemilihan suatu aturan dan menganggapnya sebagai masalah yang harus diselesaikan.

Membandingkan Penalaran Maju & Penalaran Mundur

Penalaran mundur bergerak lebih cepat dari penalaran maju karena penalaran mundur tidak harus mempertimbangkan semua aturan dan tidak membuat beberapa putaran melalui perangkat aturan.

      Penalaran mundur sangat sesuai jika :

         1.  Terdapat variabel sasaran berganda ( multiple goal                        variable ).

         2.  Terdapat banyak aturan.

         3.  Semua atau hampir semua aturan tidak harus diuji             dalam proses mencapai pemecahan.

Bagaimana Inference Engine Menangani Ketidakpastian

•         Kita jarang 100 % yakin mengenai informasi yang disediakan untuk sistem pakar.

•         Ketidakpastian tersebut dapat diterapkan pada seluruh aturan atau kondisi aturan.

•         Sistem Pakar menggunakan Faktor Kepastian (Certainty Factor / CF) untuk menangani berbagai derajat ketidakpastian.

•         CF menyerupai probabilitas dan berkisar antara 0 (menggambarkan ketidakpastian penuh) sampai 100 (menggambarkan kepastian penuh).

•         Contohnya, asumsikan bahwa 4 aturan mengarah pada 1 kesimpulan, dan 3 aturan pertama dapat dievaluasi dengan kepastian 100 %.

•         Namun, aturan ke-4 memiliki CF 80 (yang berarti bahwa kepatian tindakan tersebut adalah 80 %).

•         Mengikuti ungkapan bahwa kekuatan suatu rantai tidak melebihi kaitan terlemahnya, maka sistem pakar memperingatkan pemakainya bahwa kesimpulannya kurang dari 100 % pasti.

4.  Development Engine

•         Development engine digunakan untuk menciptakan sistem pakar.

•         Pada dasarnya, proses ini melibatkan pembuatan perangkat aturan.

•         Ada 2 pendekatan dasar dalam penciptaan sistem pakar, yakni :

                        A.  Bahasa Pemrograman

                        B.  Shell Sistem Pakar

A. Bahasa Pemrograman

•         Semua orang dapat menciptakan sistem pakar dengan menggunakan bahasa pemrograman apa pun.

•         Namun ada 2 bahasa pemrograman yang sangat cocok dengan representasi simbolik dari knowledge base, yaitu Lisp dan Prolog.

B. Shell Sistem Pakar

•         Shell sistem pakar adalah prosesor siap pakai yang dapat disesuaikan untuk problem domain tertentu melalui penambahan knowledge base yang sesuai.

•         Dalam banayk kasus, shell dapat memproduksi sistem pakar menjadi lebih cepat dan lebih mudah daripada pemrograman.

C. Knowledge Engineer

•         Kowledge engineer adalah orang yang bekerja membantu pakar dalam merancang sistem pakar.

•         Keahlian yang harus dimiliki oleh Knowledge Engineer antara lain :

1. Mengerti bagaimana menerapkan pengetahuan dalam memecahkan masalah.

1. Mampu memahami penjelasan mengenai pengetahuan yang diberikan oleh pakar.

D. Elemen-Elemen Sistem Pakar

1. Pengalaman
2. Orang yang ahli (pakar)
3. Transfer pengalaman
4. Pembuatan alasan
5. Pembuatan simbol
6. Aturan
7. Kemampuan untuk menjelaskan

E. Daya Tarik Sistem Pakar

1. Menawarkan kesempatan untuk membuat keputusan yang melebihi kemampuan manajer.

1. Kemampuannya dalam menjelaskan alur penalaran dalam mencapai suatu pemecahan masalah.

F. Keuntungan Sistem Pakar

A. Keuntungan Sistem Pakar bagi Manajer :

            1. Mempertimbangkan lebih banyak alternatif.

            2. Menerapkan logika yang lebih tinggi.

            3. Menyediakan lebih banyak waktu untuk mengevaluasi hasil keputusan.

            4. Membuat keputusan yang lebih konsisten.

B. Keuntungan Sistem Pakar bagi Perusahaan :

            1. Kinerja perusahaan yang lebih baik.

            2. Mempertahankan pengendalian atas pengetahuan perusahaan.

G. Kerugian Sistem Pakar

1. Tidak dapat menangani pengetahuan yang tidak konsisten.

1. Sistem Pakar tidak dapat menerapkan penilaian dan intuisi.

II. KECERDASAN BUATAN

A. Definisi Kecerdasan Buatan

•         Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence / AI) merupakan kegiatan memberikan pada mesin (komputer) kemampuan untuk menampilkan perilaku yang dianggap cerdas.

•         AI menggambarkan aplikasi komputer tercanggih saat ini, dengan mencoba menyerupai beberapa jenis penalaran manusia.

B. Sejarah Kecerdasan Buatan

•         AI pertama kali diperkenalkan pada tahun 1956 dengan program komputer pertama disebut logic theorist (pembuktian teorima kalkulus).

•         Kemudian berkembang lagi program lain yang disebut General Problem Solver (untuk memecahkan berbagai jenis masalah).

•         AI sedang diterapkan di bidang bisnis dalam bentuk sistem berbasis pengetahuan (knowledge base system), yaitu program komputer yang mencoba untuk mewakili pengetahuan dari pakar manusia dalam bentuk heuristic (bahasa Yunani : eureka = menemukan).

•         Jenis yang paling popular adalah program komputer yang mencoba untuk mewakili pengetahuan aturan yakni aturan praktis (rule of thumb) dan aturan dugaan (rule of good guessing).

C. Area Kecerdasan Buatan

1. Sistem Pakar
2. Jaringan saraf
3. Sistem persepsi
4. Belajar
5. Robotik
6. Perangkat keras A/I
7. Pemrosesan bahasa alamiah

1.  Sistem Pakar

•         Fungsi Sistem Pakar sama dengan DSS karena keduanya dimaksudkan untuk menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi bagi pemakainya.

•         Namun, tidak seperti DSS, sistem pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya.

2.  Jaringan Saraf

•         Jaringan saraf adalah model sistem saraf manusia yang disederhanakan guna menunjukkan kemampuan, seperti belajar, generalisasi, dan abstraksi.

•         Kemampuan ini memungkinkan model untuk memperlajari perilaku manusia.

3.  Sistem Persepsi

•         Sistem Persepsi menggunakan citra visual dan sinyal suara untuk menginstruksikan komputer atau alat lain, seperti robot.

4.  Belajar

•         Belajar meliputi semua kegiatan yang memungkinkan komputer atau alat lain untuk memperoleh pengetahuan sebagai tambahan dari apa yang telah dimasukkan ke dalam memori oleh programmer atau pembuatannya.

5.  Robotik

•         Robotik terdiri dari alat yang dikendalikan oleh komputer yang meniru aktivitas gerak manusia.

6.  Perangkat Keras AI

•         Perangkat keras AI mencakup alat fisik yang membantu aplikasi AI.

•         Contoh : retina dan telinga elektronik; neural computer (untuk mempercepat penghitungan).

7.  Pemrosesan Bahasa Alamiah

•         Pemrosesan bahasa alamiah memungkinkan pemakai untuk berkomunikasi dengan komputer dalam berbagai bahasa alamih (bahasa manusia), seperti bahasa Inggris, Jerman, Jepang, Cina, Belanda, dsb.

Read More

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI

•

         Setiap orang di dalam perusahaan yang berperan apapun dalam CBIS, bertanggung jawab atas manajemen informasi.

•         Namun, yang paling bertanggung jawab terhadap manajemen informasi adalah CIO (Chief Information Officer).

•         CIO merupakan seorang eksekutif yang memiliki manajemen informasi sebagai pekerjaan purna waktunya.

•         CIO merupakan anggota komite eksekutif dan bekerja sama dengan para ekseutif lain dalam perencanaan strategis.

•         Rencana bisnis strategis menyatukan informasi sebagai sumber daya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keuntungan komtetitif dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumber daya informasi.

•         Sumber daya informasi perusahaan menggambarkan investasi yang besar.

A.  Definisi Sistem Informasi

     Sumber Daya Informasi

•         Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan yang terdiri dari analis sistem, programmer, pengelola database, spesialis jaringan, dan personil operasi.

•         Sumber Daya Informasi perusahaan meliputi hardware,software, para spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database dan informasi.

•         Sistem Informasi Sumber Daya Informasi adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan pada para pemakai diseluruh perusahaan.

•         Manajer unit jasa informasi dikenal dengan istilah CIO (Chief Information Officer).

•         CIO merupakan salah satu eksekutif tingkat puncak perusahaan yang bertanggung jawab atas jasa informasi (Information Services / IS.

A. Subsistem Input Sistem Informasi SDI

•         Dalam model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi, subsistem input menyediakan data bagi database.

•         Subsistem Input terdiri dari :

1.      SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

2.      Subsistem Riset SDI

3.      Subsistem Intelijen SDM

•         SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

•         Mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data eksternal yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.

2. Subsistem Riset Sumber Daya Informasi

Melakukan kegiatan-kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset di dalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan pemakai dan kepuasan pemakai.

3. Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi

•         Berhubungan dengan pengumpulan informasi dari elemen-elemen lingkungan perusahaan.

B.  Subsistem Database Sistem Informasi SDI

•         Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.

C. Subsistem Output Sistem Informasi SDI

•         Model Sistem Informasi SDI meliputi 5 subsistem output, antara lain :

1. Subsistem Perangkat Keras
2. Subsistem Perangkat Lunak
3. Subsistem SDM
4. Subsistem Data dan Informasi
5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi

1. Subsistem Perangkat Keras

•         Menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras.

2. Subsistem Perangkat Lunak

•         Menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak.

3. Subsistem SDM (Sumber Daya Manusia)

•         Menyediakan informasi tentang spesialis informasi perusahaan.

4. Subsistem Data dan Informasi

•         Menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat.

5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi

•         Menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras, perangkat lunak, SDM, serta data dan informasi.

D. Tanggung Jawab Chief Information Officer

1.      Berkontribusi pada perencanaan strategis perusahaan dan jasa informasi.

2.      Sumber kepemimpinan utama dalam mencapai dan memelihara kualitas informasi, menjaga keamanan sumber daya informasi, merencanakan keadaan tak terduga dan menjaga biaya sumber daya informasi tetap terkendali.

E. Mencapai Manajemen Kualitas dalam

    Jasa Informasi

1. Mengidentifikasi pelanggan jasa informasi.
2. Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan.
3. Menetapkan Metrik kualitas.
4. Mendefinisikan strategi kualitas jasa informasi.
5. Menerapkan program-program kualitas jasa informasi.
6. Memantau kinerja kualitas jasa informasi.

F. Keamanan Sistem

•         Keamanan sistem perusahaan mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

•         Perusahaan menerapkan suatu program keamanan sistem yang efektif dengan pertama-tama mengidentifikasi berbagai kelemahan dan kemudian menerapkan perlawan dan perlindungan yang diperlukan.

G. Tujuan Keamanan

1. Kerahasiaan

2. Ketersediaan

3. Intergritas

Kerahasiaan

•         Perusahaan berusaha melindungi data dan informasinya dari pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berhak.

•         SIE, SI-SDM, dan sistem akuntansi (seperti gaji, piutang, pembelian, dan hutang) sangat kritis dalam hal ini.

2. Ketersediaan

Tujuan CMIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya, terutama yang berorientasi informasi.

3. Integritas

•         Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

H. Ancaman terhadap Keamanan

1. Pengungkapan tidak sah & pencurian

2. Penggunaan tidak sah

3. Penghancuran tidak sah & penolakan jasa

4. Modifikasi tidak sah

1. Pengungkapan Tidak Sah Dan Pencurian

•         Jika database dan koleksi perangkat lunak tersedia bagi orang-orang yang tidak berwenang dalam hal akses, maka hasilnya dapat berupa kehilangan informasi atau uang.

•         Misalnya, mata-mata perusahaan dapat memperoleh informasi persaingan yang berharga, dan penjahat komputer dapat mencuri uang perusahaan.

2. Penggunaan Tidak Sah

•         Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan, dapat melakukannya.

•         Dalam bidang komputer, penjahat jenis ini disebut sebagai cracker dan hacker, yaitu orang-orang yang suka bermain dengan komputer dan suka menguasai rincian operasinya.

3. Penghancuran Tidak Sah & Penolakan Jasa

•         Orang-orang dapat merusak bahkan menghancurkan perangkat lunak atau perangkat keras sehingga menyebabkan terhentinya operasi komputer perusahaan.

•         Penjahat komputer tersebut bahkan tidak perlu berada di tempat kejadian.

•         Ia dapat saja masuk ke dalam jaringan komputer perusahaan dari suatu terminal yang jauh dan menyebabkan kerusakan fisik, seperti monitor cacat, printer macet, keyboard tidak berfungsi.

4. Modifikasi Tidak Sah

•         Perubahan-perubahan dapat dilakukan terhadap data, informasi, dan perangkat lunak perusahaan.

•         Beberapa perubahan tidak disadari dan menyebabkan para pemakai output sistem  membuat keputusan yang salah.

•         Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan adalah disebabkan oleh perangkat lunak yang merusak (malicious software).

I. Pengendalian Akses

•         Utk mengatasi ancaman keamanan dilakukan pengendalian akses sebagai berikut :

1. Identifikasi Pemakai (User Identification)
2. Pembuktian Keaslian Pemakai (User Authentication)
3. Otorisasi Pemakai (User Authorization)

J. Perencanaan Berjaga-Jaga

•         Perencanaan berjaga-jaga bertujuan untuk mengatasi keamanan guna meminimumkan kerusakan dari berbagai ancaman.

•         Perusahaan telah menemukan bahwa daripada bergantung pada suatu rencana berjaga-jaga tunggal yang besar, pendekatan terbaik adalah mengembangkan beberapa sub-rencana yang menangani kemingkinan spesifik.

•         Beberapa sub-rencana umum mencakup :

1. Rencana Darurat
2. Rencana Cadangan
3. Rencana Catatan-Catatan Vital

1. Rencana Darurat

•         Rencana Darurat (Emergency Plan) merencanakan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana seperti sistem alarm, prosedur evakuasi dan sistem pemadam api.

2. Rencana Cadangan

1. Pengulangan (redudancy)
2. Keragaman (diversity)
3. Mobilitas (mobility)

a. Pengulangan (Redudancy)

•         Perangkat keras, perangkat lunak, dan data diduplikasi jika unit asli rusak, unit cadangan dapat melanjutkan pengolahan.

b. Keragaman (Diversity)

•         Sumber daya informasi tidak dipasang pada lokasi yang sama, melainkan terpisah untuk berbagai area operasi perusahaan.

c. Mobilitas (Mobility)

•         Perusahaan-perusahaan kecil membuat perjanjian timbal-balik dengan para pemakai yang lain dari jenis peralatan yang sama sehingga setiap perusahaan dapat menyediakan cadangan bagi yang lain jika terjadi malapetaka.

3. Rencana Catatan-Catatan Vital

•         Catatan-catatan vital perusahaan antara lain dokumen-dokmen kertas, microfilms, serta media penyimpanan magnetik maupun optik yang diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan.

•         Rencana catatan-catatan vital menentukan bagaimana catatan-catatan vital akan dilindungi.

•         Selain mengamankan catatan-catatan pada tempat komputer, salinan cadangan harus disimpan di lokasi yang jauh.

•         Semua jeni catatan dapat dipindahkan secara fisik ke lokasi yang jauh, tetapi catatan-catatan komputer dapat ditransmisikan secara elektronik.

•         Terdapat 3 jasa transmisi elektronik yang sekarang tersedia, antara lain :

1. Electronic Vaulting

1. Remote Journaling

1. Database Shadowing

a. Electronic Vaulting

•         Electronic Vaulting melibatkan transmisi elektronik dari dari file backup secara batch, seperti pada akhir hari kerja.

b. Remote Journaling

•         Remote Journaling melibatkan transmisi data transaksi saat transaksi itu terjadi.

•         Data transaksi itu kemudian digunakan untuk memperbarui database di tempat yang jauh secara batch.

c. Database Shadowing

•         Database Shadowing merupakan bentuk backup elektronik yang paling canggih dari catatan-catatan vital, melibatkan pembaruan  database duplikat di tempat yang jauh saat terjadinya transaksi.

I. Strategi Pengurangan Biaya Manajemen Informasi

•         Perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, saat ini, menekankan ukuran-ukuran pemotongan biaya sebagai suatu cara untuk tetap untung dalam menghadapi tekanan ekonomi dan persaingan.

•         Unit jasa informasi tidak bebas dari pengamatan manajemen puncak ketika dilakukan cara-cara untuk merampingkan organisasi.

•         Selama tahun 1980-an dan semakin banyak dimanfaatkan dalam tahun 1990-a, muncul 3 strategi sebagai saran untuk mencapai operasi jasa informasiyang lebih ekonomis, antara lain :

1. Konsolidasi
2. Downsizing
3. Outsourcing

1. Konsolidasi

•         Konsolidasi dilakukan dengan cara mengurangi jumlah sumber daya informasi yang terpisah.

2. Downsizing

•         Downsizing dilakukan dengan cara melakukan transfer berbagai aplikasi berbasis komputer dari konfigurasi peralatan besar (mainframe) ke platform yang lebih kecil (mini komputer, LAN berbasis PC).

•         Smartsizing merpakan pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya (powerful).

Keuntungan Downsizing :

1. Pengurangan biaya
2. User friendly
3. Lebih cepat dalam menjalankan sistem
4. User dapat berpartisipasi dalam pengambangan sistem
5. User dapat berkomunikasi dengan staf IT dengan lebih baik.

Resiko Downsizing :

1. Kehilangan keamanan
2. Berkurangnya integritas
3. Kesulitan pemulihan dari bencana

Outsourcing

•         Outsourcing dilakukan dengan cara mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

•         Outsourcer merupakan suatu perusahaan jasa komputer yang melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan komputisi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang lama.

Jasa Outsourcing

1. Entry data & pengolahan data sederhana
2. Kontrak pemrograman
3. Manajemen fasilitas
4. Integrasi sistem
5. Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari bencana.

Keuntungan Outsourcing :

1. Pengurangan biaya
2. Dapat memperkirakan biaya-biaya masa depan

Resiko Outsourcing :

1. Banyak CIO ragu untuk memberikan persetujuan bagi kontrak outsourcing jangka panjang karena tidak ingin bergantung pada organisasi lain.

2. Setelah perusahaan melepaskan kemampuan komputernya, sukar untuk membangun kembali secara cepat jika diperlukan.
3. Beberapa perusahaan telah mengembangkan kemampuan komputansi canggih yang mampu memberikan keunggulan kompetiti sehingga mereka ragu untuk menyerahkan ke outsourcing.

4. Praktek mempertahankan kerja komputer di dalam perusahaan sangat kuat untuk aplikasi-aplikasi yang bernilai strategis, seperti sistem informasi eksekutif dan sistem perencanaan sumber daya manufaktur.

Read More

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

•         “Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.”

•         Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut.

•         CBIS (Computer-Based Information System) dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif.

•         Jika kita tidak menyertakan Sistem Informasi Eksekutif dan hanya menyertakan sistem-sistem informasi fungsional saja, maka manajer tingkat atas akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini harus mampu mengelola data-data tersebut menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka.

•         Sistem Informasi Eksekutif berada pada puncak sistem-sistem informasi fungsional, dan menyediakan informasi bagi para eksekutif.

•         Informasi berasal dari dalam perusahaan maupun dari lingkungannya (secara umum sudah diketahui bahwa informasi lingkungan sangat penting pada tingkat atas).

A. Definisi Sistem Informasi Eksekutif

•         Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

•         Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System ) atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan.

•         Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan dari manajer tingkat rendah melalui sikap mereka.

•         Eksekutif lebih berorientasi pada kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unit-unit individual di dalam perusahaan.

•         Informasi tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif, dikemukakan oleh 3 ahli teori manajemen, yaitu Henry Fayol, Henry Mintzbert, dan Jon Kotter.

Fungsi Manajemen Henry Fayol :

1. Planning  (Merencanakan)
2. Organizing  (Mengorganisasikan)
3. Staffing  (Menyusun Staf)
4. Directing  (Mengarahkan)
5. Controling  (Mengendalikan)

Yang diyakini secara luas bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.

1. Planning (Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.

1. Organizing (Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.

1. Staffing (Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.

1. Directing (Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.

1. Controling (Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Peran-Peran Manajerial Mintzberg :

1. Peran antar-pribadi ( Interpersonal Role )

            a. Figurehead (kepala)

            b. Leader (pemimpin)

            c. Liasion (penghubung)

2. Peran informasi ( Informational Role )

            a. Monitor (pemantau)

            b. Disseminator (pewarta)

            c. Spokesperson (juru bicara)

3. Peran keputusan ( Decisional Role )

            a. Enterpreneur (wirausaha)

            b. Disturbance handler (pemecah masalah)

            c. Resource allocator (pembagi sumber daya)

            d. Negotiator (perunding).

•         Henry Mintzberg yakin bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.

•         Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran keputusan.

•         CEO berkonsentrasi membuat perbaikan-perbaikan jangka panjang, mengembangkan kewirausahaan bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan.

Agenda dan Jaringan Kotter

Prof. John Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif akan mampu mengatasi tantangan pekerjaan dengan mengikuti strategi 3 tahap sebagai berikut :

1. Menetapkan agenda
2. Membuat jaringan
3. Menetapkan lingkungan

1. Menetapkan Agenda

•         Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang.

•         Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk perusahaan saat ini.

2. Membuat Jaringan

•         Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya.

•         Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.

3. Menetapkan Lingkungan

•         Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda.

•         Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan, tetapi tetap berkonsentrasi pada para bawahannya.

B. Cara Eksekutif Berpikir

Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran-pikiran tersebut

1. Apa yang Dipikirkan Eksekutif

Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :

1. Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ?
2. Bagaimana menangani sejumlah masalah ?

2. Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah

•         Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakan intuisi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah.

•         Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karen sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

C. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

1. Penelitian Mintzberg

Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :

1. Tugas administrasi (22 %)
2. Panggilan telepon (6%)
3. Pertemuan tidak terjadwal (10%)
4. Pertemuan terjadwal (59%)
5. Kunjungan (3%)

Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :

“ Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal. “

2. Penelitian Jones dan McLeod

Hasil penelitian :

1. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan (eksternal) tetapi informasi internal diberi nilai lebih tinggi.

1. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.

1. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.

Penelitian Rockart dan Treacy

Hasil penelitian :

1. Tujuan Sentral

            Eksekutif menggunakan informasi dari komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.

2. Inti Data Bersama

            Database berisi informasi mengenai berbagai data industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu, masa lalu, masa kini dan masa depan.

3. Metode Penggunaan

            Eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini, memproyeksikan trend dan melakukan analisis pribadi atas data.

4. Organisasi Pendukung

            Para eksekutif dibantu oleh :

-          Pelatih SIE (anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar perusahaan).

-          Pengendali SIE (anggota staf eksekutif yang mengorganisasikan peralatan bagi eksekutif).

D. Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, namun penggunaan komputer pada tingkat eksekutif lebih sedikit jika dibandingkan dengan tingkat lain, karena :

1. Struktur masalah yang dihadapi.
2. Umur dan kesempatan.

1. Struktur Masalah yang Dihadapi

Biasanya, masalah pada tingkat eksekutif adalah tidak terstruktur sehingg sulit untuk didukung oleh pengolahan komputer.

2. Umur dan Kesempatan

Biasanya, eksekutif cenderung lebig tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer secara formal.

A. Model Sistem Informasi Eksekutif

1. Dialog antara Eksekutif dengan SIE

Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu, pilihan menu ditampilkan dengan mouse atau touch screen, informasi ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi.

2. Drill Down

Eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci.

B. Konsep-Konsep Manajemen

1. Critical Success Factors / CSF ( Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan)
2. Management by Exception
3. Model Mental

B. Konsep-Konsep Manajemen  (lanjutan)

1. Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan

•         Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, menciptakan konsep Faktor-Faktor Penentuan Keberhasilan (CSF) dimana sejumlah kegiatan kunci menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi.

•         CSF juga bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

•         Misalnya dalam industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model kendaraan, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat.

•         Misalnya dalam industri asuransi jiwa, maka CSF yang diyakini adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

2. Management by Exception

•         Layar tampilan yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual.

•         Perangkat lunak Sistem Informasi Eksekutif dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

•         Jadi, manajemen terlibat jika sesuatu berjalan tidak sesuai rencana.

3. Model Mental

•         Tahun 1973, P.N. Johnson-Laird menciptakan istilah Model Mental yang memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, membuat keputusan dan mengendalikan pelaksanaannya.

•         CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistem-nya.

•         Sistem Informasi Eksekutif merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.

C. Keputusan Penerapan SIE

Banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan SIE didalam perusahaan mereka saat ini, hal ini disebabkan karena adanya :

1. Perangkat lunak produktivitas perorangan
2. Perangkat lunak SIE siap pakai
3. Perangkat lunak SIE pesanan

1. Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan

•         Merupakan perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri.

•         Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek.

•         Masalah utama pada perangkat lunak ini adalah kurang user-friendly dan kurang tertuju pada kebutuhan khusus bagi eksekutif.

2. Perangkat Lunak SIE Siap Pakai

•         Merupakan perangkat lunak yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

•         Sistem ini biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down ( eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci ).

Perangkat lunak jenis ini menawarkan 3 keuntungan utama, antara lain :

1. Memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem.

1. Proyek penerapan SIE tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan dibandingkan jika mereka harus mengembangkan SIE dari awal.

1. Khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yang lebih baik untuk digunakan.

Kekurangannya dapat berupa ketidakmampuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu.

3. Perangkat Lunak SIE Pesanan

•         Adalah perangkat lunak yang dibuat oleh staf jasa informasi, yang merupakan pesanan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

•         Contoh : MIDS ( Management Information and Decision Support ).

•         Dalam perangkat lunak MIDS terdapat suatu tampilan di sudut kanan atas yang merupakan identifikasi manajer data (orang-orang yang ahli dalam pengelolaan data).

D. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
2. Sponsor operasi
3. Staf jasa informasi yang sesuai
4. Teknologi informasi yang sesuai
5. Manajemen data
6. Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
7. Manajemen atas penolakan organisasi
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem (dengan menggunakan konsep Trickle Down)

1. Sponsor Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen

Eksekutif tingkat atas, seperti presiden direktur atau CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif SIE dengan mendorong penerapannya.

2. Sponsor Operasi

•         Untuk penerapannya diperlukan sponsor operasi, seperti wakil presiden eksekutif. Yang mampu bekerjasama dengan eksekutif pelaksana dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut terlaksana.

3. Staf Jasa Informasi yang Sesuai

•         Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.

4. Teknologi Informasi yang Sesuai

•         Sistem harus sesederhana mungkin dan tepat seperti yang eksekutif inginkan (tidak kurang dan tidak juga lebih).

5. Manajemen Data

•         Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data yang diperlukan dan juga harus mampu mengikuti analisis data melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data.

6. Kaitan yang Jelas dengan Tujuan Bisnis

•         Sebagian besar SIE berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.

7. Manajemen atas Penolakan Organisasi

•         Jika seorang eksekutif menolak SIE, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan melalui penggunaan prototyping untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh eksekutif tersebut.

8. Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi Sistem

•         Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari SIE, maka manajemen-manajemen tingkat di bawahnya ingin menerima output yang sama.

E. Saran-Saran untuk Memperbaiki SIE

1. Mencatat transaksi informasi yang masuk
2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi
3. Memanfaatkan peluang
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan
5. Memanfaatkan teknologi

F. Trend SIE Masa Depan

1. Penggunaan SIE di perusahaan besar akan menjadi umum.

2. Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus yang berharga murah.

3. SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti SIE masa kini.

4. Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

Read More