Ada dua catat-catatan utama dalam yang selalu ada dalam setiap sistem akuntansi manual, yaitu ledger dan jurnal. Ledger terdiri dari ledger umum dan ledger pembantu. Karena ledger pembantu sering dibuat dalam bentuk lembaran terpisah maka ledger pembantu ini sering pula disebut dengan kartu pembatu. Ledger merupakan kumpulan dari perkiraan-perkiraan (account), sehingga ledger umum merupakan kumpulan perkiraan-perkiraan umum dan ledger pembantu merupakan kumpulan dari perkiraan-perkiraan pembantu.
Pada sistem akuntansi berbasis komputer catatan atau pembukuan terdiri dari file-file komputer, yang biasa dipisah menjadi modul-modul. Modul general ledger sebagai catan akuntans pokok dan ditambah dengan modul lain sebagai pengganti buku pembantu pada simtem akuntansi manaual. Seperti modul piutang, modul utang dan sebagainya.
File-file catatan akuntansi ini dapat dikelompokkan menajdi master file dan transaktion file ditambah file pendukung yang sering disebutsebagai reference file. Master file merupakan kumpulan dari perkiraan atau accounts, setiap accounts akan menjadi sebuah record dalam master file account yang bersngkutan.
Antara modul general ledger dan mudul pendukung dapat terintegrasi maupunt terpisah. Jika terintegrasi modul pendukung dibuat untuk masing-masing jenis transakasi seperti modul penerimaan kas, modul pengeluaran kas, modul penjualan kredit, modul pembbelian kredit dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan, dan transaksi akan diproses melalui modul pendukung yang secara otomatis mengupdate modul general ledger.
Chart of Accounts dan Nomor Kode
Perkiraan atau account dalam sistem yang berbasis komputer saat ini dapat di definisikan sebagai kesatuan terkecil dari objek akuntansi yang perlu dilaporkan dan dicatat dalam catatan akuntansi.
Cahart of Accounts adalah daftar semua perkiraan yang digunakan yang disertai dengan nomor kode. Ketersediaan chart of accounts yang lengkap dan baik akan sangat membantu dalam pencatatan dan penyusunan laporan. Chart of accounts semakin penting pada sistem akuntansi berbasis komputer karena pencatatan pada sistem komputer didasarkan pada nomor kode.
Kode dapat dalam bentuk angka, huruf maupun gabungan antara angka dan huruf. Penggunaan kode yang tepat dalam akuntansi akan sangat bermamfaat, terutama pada waktu melakukan pencatatan, posting maupun pada waktu menyiapkan laporan. Nomor kode harus permanen, perubahan nomor kode suatu perkiraan akan sangat menyulitkan karena harus mungubah semua data yang telah ada.
Ada banyak teknik yang dapat digunakan untuk membuat nomor kode perkiraan diantaranya adalah kode urut, kode blok dan kode kelompok, berikut ini akan dibahas masing-masing cara pembuatan tersebut.
a. Kode urut
Kode urut adalah cara yang sangat sederhana dalam pembuatan kode perkiraan. Dengan metode ini semua perkiraan diurut sesuai dengan tampilannya dalam laporan keuangan; neraca dan laporan rugi laba, kemudian semua perkiraan diberi kode sesuai dengan urut tampilnya dalam laporan keuangan tersebut. Jadi dengan metode ini kas akan diberi nomor urut satu disusul dengan perkiraan dibawah kas misalnya surat berharga dengan kode 2, demikian seterusnya.
b. Kode Blok
Untuk membuat kode blok perkiraan harus kita kelompokan terlebih dahulu, kemudian masing-masing kelompok diberi rang atau blok kode tertentu.
Neraca (1-200)
Aktiva (1-100)
Aktiva lancar (1-50)
Kas 1
Surat Berharga 4
Wesel Tagih 6
Piutang Usaha 7
Penyisihan Piutang Taktertagih 8
Investasi (51-50)
Investasi Saham (51-55)
Investasi Saham A 51
Aktiva Tetap (56-70)
Tanah 56
Aktiva Tidak Berujud (71-80)
Aktiva Lain-lain (81-100)
Hutang dan Modal (101-200)
Hutang (101-150)
Hutang Lancar (101-150)
Hutang Jangka Panjang (150-175)
Hutang lain-lain (180-190)
Modal (190-200)
Laba Rugi (201-400)
c. Kode Kelompok
Perancangan kode kelompok seperti halnya kode blok dimulai dengan pengelompokan perkiraan sesuai dengan kebutuhan pelaporan. Kemudian setiap kelompok diberi kode tertentu sehingga setiap perkiraan memiliki kode dengan jumlah digit yang sama dan setiap digit memiliki arti yang menunjukan kelompok perkiraan tersebut.
Jumlah digit kode perkiraan yang diperlukan tergantung kepad jenjang pengelompokan perkiraan dan jumlah perkiraan dalam kelompok. Jika jenjang perkiraan ada empat tingkat maka jumlah digit kode sekurang-kurangnya 4 digit dan jika satu jenjang ada yang memerlukan lebih dari satu digit katakan jenjang terakhir ada kemungkinan lebih 9 perkiraan maka diperlukan dua digit, maka jumlah digit kode perkiraan menjadi lima digit.
1 Neraca Rumpun perkiraan
11 Aktiva Kelompok perkiraan
111 Aktiva lancar Sub kelompok perkiraan
11111 Kas
11112 Surat Berharga Nama perkiraan
11114 Wesel Tagih
11115 Piutang Usaha
11116 Penyisihan Piutang Taktertagih
112 Investasi
113 Aktiva Tetap
Database
Catatan akuntansi pada sistemm berbasis komputer menggunakan tabel database. Berikut ini contoh sederhana dari database untuk general ledger Entity relationship berikut menggambarkan entity yang relevan dengan sistem genral ledger.
Dari E-R diatas tabel-tabel database yang diperlukan beserta fielnya adalah
Tabel Dokumen
Nama field Tipe Keterangan
Nomor Dokumen Auto number
Tanggal date
Keterangan Text
Tabel Jurnal
Nama field Tipe Keterangan
Nomor Dokumen Auto number
Nomor Perkiraan Text
DK Text Debet atau Kredit
Jumlah Number
Tabel Perkiraan
Nama field Tipe Keterangan
Nomor Perkiraan Text
Nama Perkiraan Date
Untuk memudahkan menyiapkan daftar saldo diperlukan satu tabel lagi yaitu untuk menjadikan D=positif dan K= negatif, saldo setiap perkiraan dengan mudah dapat diperoleh dengan menjumlahkan semua angka masing-masing account. Tabel tersebut kita beri nama tabel DK sebagai berikut. Tabel ini tergoleong reference file.
Tabel D/K (Reference file)
Nama field Tipe Keterangan
DK Text
Nilai Numerik D=1 K=-1
Tabel ini hanya berisi dua record yaitu D dengan nilai 1 dan record ke 2 K dengan nilai -1 (minus satu)
DOKUMEN SUMBER (SOURCE DOCUMENT)
Pada sistem akuntansi manual setiap transaksi harus dibuatkan dukumennya sebelum dilakukan pencatatan.Dokumen berfungsi untuk mengumpulkan data sebelum diinput kesistem. Fungsi utama dokumen adalah sebagai bukti transakasi yang harus dapat ditelusuri dari laporan ke catatan dan akhirnya ke dokumen.
Dokumen sumber yang baik memili nomor urut tercetak, mudah diisi dan sederhana tetapi berisikan semua data yang diperlukan. Jika mungkin dibuat memiliki nomor urut tercetak sehingga dapat diketahui dengan mudah jika ada yang hilang atau disalah gunakan.
Secara umum dokumen suber terdiri dari tujuh bagian seperti pada gambar berikut
