Sistem Informasi Keuangan yang dimekanisasi telah dipergunakan seabad lebih lamanya.
• Mesin punched-card (yang merupakan satu-satunya alternatif nyata bagi perusahaan besar sebelum adanya komputer) banyak digunakan dalam fungsi keuangan.
• Situasi yang sama juga terjadi pada mesin pembukuan key driven.
• Penerapan mesin-mesin tersebut hanya terbatas pada pengolahan data akuntansi, sehingga kebutuhan informasi manajer (khususnya manajer keuangan) kurang diperhatikan.
• Pada pertengahan tahun 1960-an dikembangkan sistem informasi keuangan yang dapat menangani segala sesuatu di luar tugas-tugas dasar akuntansi.
• Fungsi keuangan behubungan dengan arus uang yang melalui perusahaan.
• Pertama, perlu diperoleh uang yang cukup untuk mendukung kegiatan manufaktur, pemasaran, dan kegiatan-kegiatan lainnya.
• Kemudian, dana tersebut perllu dikendalikan untuk memastikan agar dana dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.
• Semua manajer dalam perusahaan memiliki tanggung jawab keuangan.
• Banyak elemen dalam lingkungan perusahaan yang juga memliki kepentingan dalam hal keuangan perusahaan, seperti pemegang saham, anggita masyarakat keuangan, pemerintah, dan pemasok.
• Juga banyak informasi keuangan yang ditujukan bagi kelompok dan organisasi tidak pernah berhubungan langsung dengan perusahaan, seperti analis surat berharga, pendidik, ekonom, dan calon investor.
A. Definisi Sistem Informasi Keuangan
• Sistem Informasi Keuangan merupakan suatu subsistem dari CBIS yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok, baik di dalam maupun di luar perusahaan, mengenai masalah keuangan perusahaan.
• Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi metematika, komunikasi elektronik, dan saran dari sistem pakar.
1. Subsistem Input Sistem Informasi Keuangan
• Dalam model Sistem Informasi Keuangan, Subsistem Input menyediakan data bagi database.
• Subsistem Input terdiri dari :
a. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
b. Subsistem Audit Internal
c. Subsistem Intelijen Keuangan
a. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi yang berupa catatan mengenai segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan.
• Catatan dibuat untuk setiap transaksi guna menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa saja yang terlibat, berapa banyak uang yang digunakan.
• Semua laporan disiapkan dari data akuntansi.
• Kita telah mengetahui bagaimana manajer peasaran dapat menerima laporan analisis penjualan yang menunjukkan seberapa baik produk-produk terjual.
• Kita telah melihat bagaimana manajer manufaktur dapat menerima laporan pemeliharaan yang menunjukkan biaya untuk menjalankan masin-mesin produksi.
• Juga, manajer keuangan (seperti manajer kredit) dapat menerima laporan umur piutang, yang menggolongkan sejumlah piutang berdasarkan jangka waktu terhutangnya.
b. Subsistem Audit Internal
• Auditor adalah orang bertugas memeriksa catatan akuntansi untuk menguji kebenarannya.
• Auditor dibagi menjadi dua jenis yaitu :
- Auditor Ekternal : Auditor yang bekerja untuk kantor akuntansi publik.
- Auditor Internal : Auditor yang dimiliki sendiri oleh perusahaan.
• Perusahaan yang lebih besar memiliki sendiri staf auditor internal yang bertugas melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal tetapi memiliki lingkup tanggung jawab yang lebih luas.
• Audit internal dimasukkan sebagai subsistem input Sistem Informasi Keuangan karena kemampuannya untuk melakukan evaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan.
. Sifat Pekerjaan Auditor Internal
• Sifat pekerjaan auditor internal dalam perusahaan :
- Obyektivitas
- Independen
• Auditor internal bekerja secara independen (berdiri sendiri) terhadap unit-unit fungsional perusahaan dan tidak memiliki ikatan dengan perorangan atau kelompok dalam perusahaan.
• Tanggung jawab mereka hanya kepada Direksi, CEO dan CFO.
• Untuk mempertahankan obyektivitasnya, auditor internal menegaskan bahwa mereka tidak menginginkan tanggung jawab operasional atas sistem yang mereka bantu kembangkan.
• Mereka bekerja secara tegas dalam kapasitas sebagai penasihat dengan membuat saran-saran kepada manajemen dan manajemen memutuskan apakah akan menerapkan saran tersebut atau tidak.
• Dengan demikian, auditor internal bekerja dengan cara yang sama seperti analis sistem.
iii. Pengetahuan dan Keahlian Auditor Internal
• Auditor internal tidak selalu berasal dari jurusan akuntansi di universitas, tetapi juga berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, sehingga mereka perlu mengikuti pelatihan selama beberapa tahun.
• Dengan demikian, auditor internal, seperti halnya spesialis informasi, dapat memberikan berbagai tingkat kontribusi pada proyek sistem berdasarkan :
1. Pendidikan
2. Kemampuan Khusus
3. Pengalaman
iv. Jenis-Jenis Kegiatan Auditor Internal
• Auditor internal dapat terlibat dalam 4 kegiatan dasar audit internal, seperti :
- Audit Keuangan
- Audit Operasioanal
- Audit Kesesuaian
- Rancangan Sistem Pengendalian Internal
a. Audit Keuangan
• Audit Keuangan (Financial Auditing) menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
• Dalam beberapa penugasan, bisa saja auditor internal bekerja sama dengan auditor eksternal atau auditor internal melakukan semua pekerjaan auditnya secara sendiri.
b. Audit Operasional
• Audit Operasional (Operational Auditing) dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan, tetapi untuk memeriksa efektifitas prosedur.
• Sistem yang dipelajari hampir semuanya sistem konseptual daripada fisik, tetapi tidak selalu melibatkan penggunaan komputer.
• Auditor yang bekerja dengan sistem berbasis komputer biasanya disebut EDP Auditor.
Pd saat auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari 3 kemampuan dasar sistem, yaitu :
• Pengendalian yang memadai, Apakah sistem dirancang untuk mencegah, mendeteksi, atau mengoreksi kesalahan ?
• Efisiensi, Apakah operasi sistem dilakukan sedemikian rupa sehingga mencapai produktivitas yang terbesar dari sumber daya yang tersedia ?
• Ketaan pada kebijakan perusahaan, Apakah sistem memungkinkan perusahaan memenuhi tjuannya atau memecahkan masalah dalam cara-cara yang sudah ditentukan ?
c. Audit Kesesuaian
• Audit Kesesuaian (Concurent Auditing) dilakukan untuk memeriksa efektifitas prosedur yang dilakukan secara terus-menerus (berkelanjutan).
• Misalnya, auditor internal memilih sejumlah pegawai secara acak dan menyerahkan langsung slip gaji mereka tanpa melalui penyelia bagian penggajian, yang kadang membuat daftar fiktif guna mendapatkan slip gaji tambahan.
d. Rancangan Sistem Pengendalian Internal
• Dalam audit operasional dan audit kesesuaian, auditor mempelajari sistem yang ada.
• Dalam hal ini sebaiknya auditor tidak menunggu sampai sistem diterapkan untuk melaksanakan perngaruhnya, melainkan harus berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem.
• Ada 2 alasan dasar mengapa auditor internal harus berpartisipasi aktif, yaitu :
- Biaya memperbaiki kesalahan sistem meningkat secara dramatis seiring berlangsungnya siklus hidup sistem.
- Auditor internal memberikan keahlian yang dapat meningkatkan kualitas sistem.
c. Subsistem Intelijen Keuangan
• Karena fungsi keuangan mengendalikan arus uang melalui perusahaan, maka informasi diperlukan untuk mempercepat arusnya.
• Subsistem Intelijen Kuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik bagi modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana.
• Untuk mencapai hal tersebut, intelijen keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham, masyarakat keuangan, dan pemerintah.
• Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan subsistem intelijen keuangan, antara lain :
- Informasi Pemegang Saham
- Informasi Masyarakat Keuangan
- Pengaruh Lingkungan pada Arus Uang
- Metode untuk Mendapatkan Intelijen Keuangan
i. Informasi Pemegang Saham
• Semua perusahaan mempunyai satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab atas hubungan dengan pemegang saham.
• Departemen hubungan pemegang saham biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan untuk memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dengan pemegang sahamnya.
• Arus informasi dari perusahaan kepada pemegang saham, terutama berbentuk laporan tahunan adan triwulan, berisi informasi yang sangat ringkas.
• Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai alat untuk mengkomunikasikan keluhan, saran, ide, dan informasi lain ke perusahaan, baik langsung maupun berkesempatan menghadiri rapat tahunan pemegang saham.
• Walaupun eksekutif perusahaan yang paling banyak melakukan komunikasi, tetapi pemegang saham juga diberikan kesempatan untuk mengungkapkan pandangan mereka demi kemajuan perusahaan.
ii. Informasi Masyarakat Kuangan
• Kegiatan intelijen perusahaan yang paling berkembang, mungkin, kegiatan yang melibatkan masyarakat keuangan.
• Ada 2 alasan mengapa perusahaan membuat arus informasi seperti ini, yaitu :
- Informasi telah tersedia, terdapat dalam bentuk material cetakan dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan.
- Manajemen puncak mengenali dampak dari lingkungan ekonomis terhadap perusahaan dan ingin tetap waspada terhadap perubahan yang perlu ditindaklanjuti.
iii. Pengaruh Lingkungan pada Arus Uang
• Lingkungan berpengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang melalui perusahaan.
• Contoh pengaruh langsung : cara masyarakat keuangan (seperti bank, lembaga simpan pinjam, dan perusahaan asuransi) menanggapi tindakan yang dilakukan Bank Indonesia (BI) dengan menaikkan dan menurunkan suku bunga yang dibebankan kepada nasabah. Perusahaan merasakan ini sebagai pengaruh langsung ketika perusahaan meminjam uang atau menginvestasikan kelebihan dana.
• Contoh pengaruh tidak langsung : ketika Bank Indonesia (BI) ingin mempercepat arus uang yang beredar, maka BI melonggarkan berbagai pengendalian, seperti menurunkan tingkat bunga. Tetapi ketika BI ingin memperlambat arus uang beredar, maka BI memperketat pengendalian, seperti menaikkan suku bunga.
• Jika suku bunga rendah maka masyarakat tidak akan berminat menabungkan uangnya di bank melainkan akan digunakan untuk investasi lain yang lebih menghasilkan. Dan sebaliknya.
iv. Metode untuk Mendapatkan Intelijen Keuangan
• Perusahaan mengumpulkan intelijen keuangan dalam 3 cara dasar, yaitu :
- Komunikasi Informasi
- Publikasi Tertulis
- Database Komputer
1. Komunikasi Informal
• Banyak informasi intelijen keuangan yang dikumpulkan melalui komunikasi informal antara tim menajemen perusahaan dan anggota masyarakat keuangan melalui telepon, percakapan tatap muka saat makan siang, penggunaan voice mailbox.
• Manajemen perusahaan dan analis dapat menggunakan kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan kontak lingkungan
2. Publikasi Tertulis
• Banyak informasi intelijen keuangan yang dapat diambil dari surat kabar, majalah, siaran televisi, dan internet.
• Contoh publikasi tertulis antara lain The Wall Street Journal, Federal Reserve Bulletin, Business Week, dan jurnal / buletin ekonomi lainnya.
• Bberapa publikasi tersedia dalam bentuk videotext sebagai tambahan dari salinan kertas tradisional.
3. Database Komputer
• Contoh database komputer bagi informasi keuangan adalah Canadian Business and Current Affairs, yang tersedia sebagai bagian dari paket DIALOG OnDisc yang ditawarkan oleh DIALOG Information Services, Inc. dan mengindeks lebih dari 200.000 artikel setahun dari 200 penerbitan bisnis periodik, 300 majalah, dan 10 surat kabar.
• DIALOG OnDisc Canadian Business and Current Affairs menggambarkan bagaimana inteleijen keuangan tersedia secara internasional.
2. Subsistem Output Sistem Informasi Keuangan
• Subsistem Output Sistem Informasi Keuangan mempengaruhi arus uang perusahaan.
• Subsistem Output berisi berbagai software yang mampu mengubah isa database menjadi informasi.
• Subsistem Output terdiri dari :
a. Subsistem Peramalan
b. Subsistem Manajemen Data
c. Subsistem Pengendalian
a. Subsistem Peramalan
• Subsistem Peramalan (Forecasting Subsystem) memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi.
• Terdapat 3 fakta dasar dalam menentukan kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, antara lain :
• Semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu.
• Semua peramalan terdiri dari keputusan semi-terstruktur.
• Tidak ada teknik peramalan yang sempurna
Jenis Peramalan
• Terdapat 2 jenis peramalan, yaitu :
1. Peramalan Jangka Pendek
2. Peramalan Jangka panjang
• Peramalan jangka pendek dilakukan oleh area-area fungsional untuk memproyeksikan penjualan untuk masa depan yang singkat, seperti 1 sampai 3 tahun mendatang.
• Peramalan jangka panjang dilakukan oleh suatu area diluar pemasaran (yaitu fungsi keuangan atau kelompok khusus perencanaan strategis).
Metode Peramalan
• Terdapat 2 metode peramalan, yaitu :
1. Metode Kuantitatif
2. Metode Non-Kuantitatif
• Wajar, banyak orang beranggapan bahwa peramalan hanya melibatkan metode kuantitatif, tetapi semakin banyak pula perhatian yang diarahkan pada metode-metode non-kuantitatif, seperti teknik konsensus panel, metode delphi, dan sistem rapat elektronik
1. Metode Kuantitatif
• Salah satu metode kuantitatif yang terkenal adalah analisis regresi.
• Analisis Regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal (variabel terikat / dependent variable) dengan kegiatan yang lain (variabel bebas / independent variable).
• Kegiatan yang akan diramal tergantung pada kegiatan yang lainnya.
2. Metode Non-Kuantitatif
• Metode peramalan non-kuantitatif tidak melibatkan perhitungan data, tetapi didasarkan pada penafsiran subyektif.
• Peramalan semacam ini merupakan hasil dari pengertian yang mendalam mengenai bisnis karena pengalaman bertahun-tahun.
• Banyak manajer sangat baik dalam pendekatan non-kuantitatif.
• Beberapa perusahaan telah membuat sistem formal yang memasukkan metode non-kuantitatif.
• 3 sistem formal seperti itu adalah :
i. Konsensus panel
ii. Metode Delphi
iii. Sistem Rapat Elektronik
i. Teknik Konsensus Panel
• Teknik konsensus panel terdiri dari sekelompok pakar yang secara terbuka mendiskusikan faktor-faktor berkaitan dengan masa depan dan mencapai proyeksi tunggal berdasarkan kombinasi input (masukan) dari pertemuan tersebut.
• Pertemuan semacam ini bergantung pada dialog tatap muka dalam ruang konferensi.
ii. Metode Delphi
• Metode Delphi melibatkan sekelompok pakar yang tidak bertemu secara langsung, tetapi dengan hanya menyerahkan jawaban atas sejumlah kuisoner yang disiapkan oleh seorang koordinator.
• Setiap putaran kuisoner menyatukan input (masukan) dari kuisoner putaran terdahulu. Jadi, secara bertahap isi kuisoner selalu diperbaiki
iii. Sistem Rapat Elektronik
• Sistem rapat elektronik (electronic meeting system / EMS) merupakan contoh penerapan pendekatan sistem pendukung keputusan kelompok (Group Decision Support System / GDSS) bagi peramalan.
• Sistem rapat elektronik menggunakan ruang keputusan yang berisi berbagai macam alat elektronik guna memudahkan komunikasi para peserta rapat.
b. Subsistem Manajemen Data
• Subsistem Manajemen Data bertugas mengelola arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif.
• Tujuan pengelolaan arus uang adalah :
- Memastikan bahwa arus masuk pendapatan lebih besar daripada arus keluar biaya.
- Memastikan bahwa keadaan tersebut tetap stabil sepanjang tahun.
c. Subsistem Pengendalian
• Subsistem Pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif terhadap semua sumber daya perusahaan yang tersedia.
• Manajer memiliki tujuan operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah / senilai tertentu barang / jasa.
• Untuk memperlancar tujuan tersebut, manajer diberikan suatu anggaran operasional (operating budget) yaitu sejumlah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional. Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal atau tahun finansial.
• Proses pembuatan anggaran :
i. Pendekatan dari Atas ke Bawah
ii. Pendekatan dari Bawah ke Atas
iii. Pendekatan Partisipasi
i. Pendekatan dari Atas ke Bawah
• Berdasarkan pendekatan dari atas ke bawah, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran dan kemudian menekankan jumlah tersebut pada tingkat-tingkat di bawahnya.
• Alasan pendekatan ini adalah bahwa eksekutif dipandang memiliki pengertian yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang perusahaan sehingga mampu membuat alokasi dana yang memungkinkan perusahaan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Kontradiksi :
Anggaran yang ditetapkan dari manajer tingkat atas sering dipandang oleh manajer tingkat yang lebih rendah sebagai tujuan yang tidak realistis dan terlalu dipaksakan oleh orang-orang yang tidak bersentuhan dengan tuntutan bisnis sehari-hari.
ii. Pendekatan dari Bawah ke Atas
• Berdasarkan pendekatan dari bawah ke atas, proses anggaran dimulai dari tingkat operasional terendah dan naik ke tingkat yang lebih tinggi.
• Alasan pendekatan ini adalah bahwa orang-orang pada tingkat lebih rendah dipandang lebih dekat dengan tindakan sehari-hari sehingga paling baik dalam menentukan kebutuhan sumber dayanya.
• Kontradiksi :
para eksekutif beranggapan bahwa anggaran yang ditetapkan oleh manajer tingkat yang lebih rendah akan dibuat lebih besar jumlahnya dari yang diperkirakan sehingga menjadi tidak realistis untuk pelaksanaannya.
iii. Pendekatan Partisipasi
• Karena banyaknya kontradiksi dari dua pendekatan sebalumnya, maka dibuatlah pendekatan penyusunan anggaran secara partisipasi (participative budgeting).
• Prinsipnya adalah orang-orang yang akan menerima dana harus berpartisipasi dalam menentukan tingkat dana yang diperlukan.
• Ini merupakan pendekatan take and give.
