Sebagai sebuah sistem, akuntansi adalah sistem pengolahan tertua dan paling penting sebuah organisi. Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari berbagai unsur-unsur utama. Keberadaan semua unsur utama dalam sebuah sistem adalah sangat penting. Kelemahan salah satu unsur saja mengakibatkan sistem tersebut menjadi cacat atau tidak akan berfungsi dengan baik. Komponen pokok sistem akuntansi tersebut antara lain adalah ; Laporan, Catatan atau pembukuan, Dokomen Input, Prosedur dan Kontrol.
LAPORAN
Seperti telah dibahas pada bab sebelumnya laporan merupakan output sebuah sistem akuntansi. Sistem akuntasi yang baik harus mampu menghasilkan laporan yang berisisikan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan, baik manajemen maupun pihak luar perusahaan.
Setiap laporan lazimnya terdiri dari unsur-unsur ; kepala laporan, isi laporan, dan kadang-kadang dilengkapi dengan pengesahan laporan. Kepala laporan dimulai dengan nama perusahaan atau entitas yang menyiapkan laporan, tanggal atau periode laporan. Isi laporan harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat dibaca dan dimengerti dengan mudah.
Pada bab ini pemabahasan laporan akan dikelompokkan menjadi dua yaitu pertama laporan keuangan untuk umum dan kedua laporan untuk manajemen.
a. Laporan keuangan untuk umum
Laporan keuangan untuk umum pembuatannya gharus disesuaikan dengan Prinsip-prinsip akuntansi yang lazim. Prinsip-prinsip akuntansi yang lazim ini di Indonesia telah kodifikasikan oleh Ikan Akuntansi Indonesia, yang pada dulu diterbitkan dengan judul Prinsip Akuntansi Indonesia, sekarang setelah diadakan perubahan besar-besaran diterbitkan dengan judul Standar Akuntansi Keuangan. Laporan Keuangan utnuk umum ini terdiri dari antara lain Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Modal dan Laporan Arus Kas.
Format dari masing-masing laporan tersebut akan sangat dipengaruhi oleh bentuk badan usaha dan jenis usaha dari perusahaan yang bersangkutan.
1) Neraca
Neraca adalah laporan yang menggambarkan tetang posisis keuangan suatu perusahaan, sehingga laporan ini sering juga disebut dengan laporan perubahan posisi keuangan. Dalam neraca disajikan posisi aktiva, hutang dan modal perusahaan pada tanggal tertentu, yang lazimnya pada akhir suatu periode akuntansi, akhir bulan atau akhir tahun.
Unsur aktiva pada perusahaan dagang dan pabrikan lazim dikelompokkan menjadi Aktiva Lancar, Investasi Jangka Panjang, Aktiva Tetap, Aktiva Tidak Berujud dan Aktiva Lain-lain. Hutang dikelompokkan menjadi Hutang Lancar, Hutang Jangka Panjang dan Hutang Lain-lain. Sedangkan pelaporan modal tergantung pada bentuk badan usaha yang bersangkutan. Pada perusahaan perseorangan modal lazimnya hannya ada satu yaitu Modal Fulan. Pada perusahaan Persekutuan modal sajikan terpisah untuk masing-masing sekutu. Pada perusahaan yang berbadan hukum perseroan terbatas modal dikelompokkan menjadi modal yang bersal dari pemegang saham (modal disetor) dan laba ditahan.
2) Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi menggambarkan hasil usaha perusahaan dalam satu periode. Format dan isi laporan ini dipengaruhi oleh jenis usaha perusahaan yang bersangkutan. Laporan Laba Rugi hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga menggambarkan dengan jelas pendapatan dari usaha utama perusahaan, harga pokok produk atau jasa yang dijual, laba bruto, biaya usaha, laba usaha, pendapatan dan biaya lain-lain, laba bersih sebelum pajak penghasilan, pajak penghasilan, Laba setelah pajak penghasilan.
3) Laporan Laba Ditahan
Laporan laba ditahan menggambarkan perubahan laba yang belum dibagikan kepada pemegang saham pada perusahaan perseroan terbatas. Laporan ini dapat disatukan dengan Laporan Laba Rugi.
4) Laporan Arus Kas
Laporan ini melaporkan aruskan perusahaan selama periode tertentu. Dalam laporan ini harus tergambar sumber dan penggunaan kas selama periode yabersangkutan. Sumber dan penggunaan kas tersebut harus dipisahkan menjadi tiga kelompok yaitu; arus kas aktivitas usaha, arus kas aktivitas investasi, dan arus kas aktivitas pendanaan.
b. Laporan Untuk Manajemen
Untuk membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian usaha selalu membutuhkan informasi, tak peduli level atau tingkat dan fungsi usaha yang mereka emban. Sumber utama informasi tersebut adalah sistem akuntansi perusahaan. Semua informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi ini diujutkan dalam bentuk laporan.
Laporan yang dibuat khusus untuk memenuhi kepentingan manajemen ini tidak perlu disiapkan sesuai dengan prinsip atau standar akuntansi yang diterima umum. Jenis, format dan isinya harus disesuaikan dengan keperluan.
Sama halnya dengan laporan keuangan untuk umum laporan khusus untuk manajemen ini sebaiknya juga terdiri dari tiga unsur bagian kepala laporan, isi laporan, dan pengesahan atau yang bertanggung jawab atas laporan tersebut. Kepala laporan juga berisikan identitas entiti atau bagian yang menyiapkan laporan, nama laporan, tanggal atau periode laporan.
Dalam penyajian isi laporan harus dibuat sedemikian rupa sehingga laporan tersebut jelas, mudah dibaca dan dimengerti, dan yang peling penting sesuai dengan tujuan atau relevan dengan keputusan yang akan dibuat. Untuk menghasilkan laporan yang baik tersebut sedapat mungkin dibuat dalam bentuk matriks dan informasinya dikelompokkan dan masing-masing kelompok jika diperlukan dipisahkan menjadi sub kelompok. Laporan harus disusun atas dasar logika tertentu misalnya dimulai dengan angka yang paling besar terlebih dulu disusul dengan jumlah yang lebih kecil atau dimulai dengan pos yang paling penting disusul dengan pos yang kurang penting terakhir pos yang tidak penting. Penyajian laporan dapat juga diintegrasikan dengan prinsip manajemen atas dasar penyimpangan (management by exception) dengan mengatur isi dan urutan penyajian informasi dalam laporan. Jika perusahaan memiliki standar atau anggaan misalnya untuk biaya maka laporan dapat menyajikan penyimpangan atau isi laporan dapat dibatasi untuk biaya yang menyimpang atau melebihi anggaran atau standar yang telah ditetapkan, atau urutan pelaporan disesuaikan dengan tingkat penyimpangan yang terjadi, maka biaya yang paling besar penyimpangannnya dilaporkan paling atas disusul dengan biaya yang penyimpangannya lebih kecil.
