•
Selama bertahun-tahun, manajemen puncak kurang menekankan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
• Namun, Peraturan Pemerintah (yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek peronil perusahaan) mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada SI-SDM dengan memanfaatkan teknologi komputer.
• Pada tahun 1980-an, SI-SDM muncul sebagai sistem informasi fungsional yang sah, tetapi masih harus berjuang bagi pengakuannya.
• Sebagian besar eksekutif tampaknya menganggap SI-SDM kurang bernilai dibandingkan sistem fungsional lainnya.
• Terdapat potensi yang besar bagi SI-SDM, tetapi agar potensi tersebut dapat tercapai maka manajemen puncak harus meningkatkan dukungannya.
A. Definisi Sistem Informasi SDM
• Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan.
• Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System / HRIS) merupakan sistem yang digunakan dalam mengelola personil yang ada di dalam perusahaan.
B. Fungsi SDM
• Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
• Istilah Personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa personil perusahaan sebagai sumber daya yang berharga.
• SDM merupakan departemen atau divisi di dalam organisasi yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
• Manajer SDM dapat menjabat posisi sebagai wakil presiden direktur atau jabatan direktur.
• Istilah direktur SDM untuk menjelaskan seseorang yang bertanggung jawab atas SDM dan seorang direktur SDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.
C. Kegiatan Utama SDM
- Perekrutan dan Penerimaan
- Pendidikan dan Pelatihan
- Manajemen Data
- Penghentian dan Administrasi Tunjangan
- Perekrutan dan Penerimaan
Kegiatan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui pemasangan iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
- Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai
- Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi user.
- Penghentian dan Administrasi Tunjangan
• Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan, seperti biaya berobat, asuransi kecelakaan, dll.
• Ketika seorang pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan melakukan wawancara keluar untuk mengetahui bagaimana perusahaan telah memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pegawainya.
• Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun bagi mantan pegawai yang berhak.
ARUS SUMBER DAYA PERSONIL
• Struktur model yang digunakan terdiri dari :
- Subsistem input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).
- Database (tempat penyimpanan data).
- Subsistem output (yang mengubah data menjadi informasi).
A. Subsistem Input Sistem Informasi SDM
• Dalam model Sistem Informasi SDM, Subsistem Input menyediakan data bagi database.
• Subsistem Input terdiri dari :
1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
2. Penelitian SDM
3. Intelijen SDM
SIA (Sistem Informasi Akuntansi)
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi) memberikan data personil yang bersifat keuangan.
• Jadi, data yang diolah terdiri dari data :
ü Data Personil (bersifat non-keuangan dan lebih permanen, contoh : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan).
ü Data Akuntansi (bersifat keuangan dan lebih dinamis, contoh : upah per-jam, gaji per-bulan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan).
- Subsistem Penelitian SDM
• Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, seperti :
- Penelitian Suksesi (mengidentifikasi calon bagi posisi yang akan tersedia / promosi jabatan).
- Analisis dan Evaluasi Jabatan (mempelajari setiap jabatan dalam suatu area dan mengidentifikasikan pengetahuan serta keahlian yang diperlukan).
- Penelitian Keluhan (membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan).
3.bsistem Intelijen SDM
• Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan SDM dari lingkungan luar perusahaan, seperti :
v Pemerintah (peraturan ketenagakerjaan).
v Pemasok (pelaksanaan fungsi perekrutan dan penerimaan pegawai baru).
v Serikat Pekerja (mengatur kontrak kerja antara perusahaan dan serikat pekerja).
v Masyarakat Global (menyediakan penjelasan sumber daya lokal, seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi, untuk perekrutan skala lokal, nas/inter-ional).
v Masyarakat Keuangan (untuk perencanaan personil).
v Pesaing (perpindahan pegawai dari perusahaan lain).
B. Subsistem Database Sistem Informasi SDM
• Data yang tersimpan dalam database Sistem Informasi SDM terdiri dari data pegawai (perorangan) dan data non-pegawai (organisasi) yang dapat mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan .
C. Subsistem Output Sistem Informasi SDM
• Model Sistem Informasi SDM meliputi 6 subsistem output, antara lain :
- Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
- Subsistem Perekrutan
- Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
- Subsistem Kompensasi
- Subsistem Tunjangan
- Subsistem Pelaporan Lingkungan
- Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
• Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa depan.
• Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer dilakukan perusahaan adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan analisis/evaluasi kerja.
Subsistem Perekrutan
• Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam perusahaan melalui 2 aplikasi perekrutan, yaitu :
Ø Penelusuran Pelamar
Ø Pencarian Internal
• Penelusuran pelamar lebih banyak dipraktekkan daripada pencarian internal untuk menemukan calon pekerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan luar daripada pegawai yang ada.
- Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja menggunakan sejumlah aplikasi untuk mengetahui usaha pengembangan angkatan kerja yang sudah dilakukan, yaitu :
Ø Aplikasi Penilaian Kinerja
Ø Aplikasi Pelatihan
Ø Aplikasi Pengendalian Posisi
Ø Aplikasi Relokasi
Ø Aplikasi Keahlian / Kompetensi
Ø Aplikasi Suksesi
Ø Aplikasi Pendisiplinan
- Subsistem Kompensasi
• Subsistem Kompensasi merupakan subsistem yang paling banyak dilakukan (80% kegiatan SDM), yaitu melakukan proses penggajian.
• Sejumlah aplikasi untuk subsistem ini, yaitu :
Ø Aplikasi Peningkatan Penghargaan
Ø Aplikasi Gaji
Ø Aplikasi Kompensasi Eksekutif
Ø Aplikasi Insentif Bonus
Ø Aplikasi Kehadiran
- Subsistem Tunjangan
• Subsistem Tunjangan menyediakan paket tunjangan baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang pensiun.
• Banyak faktor yang menyebabkan subsistem ini sangat rumit dan sukar dilakukan, antara lain lama bekerja, kreatifitas, kinerja, dan adanya inovasi terbaru dari pegawai untuk dapat menentukan sendiri jumlah tunjangan yang diterimanya
Subsistem Pelaporan Lingkungan
• Subsistem Pelaporan Lingkungan ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan.
• Hal ini berkaitan dengan catatan dan analisis pelaporan, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan / limbah beracun, dan keluhan.
