1. PENDAHULUAN
Memiliki informasi terbaik merupakan kunci keberhasilan. Pada lingkungan bisnis dewasa ini, pengembangan dan penggunaan informasi – khususnya informasi manajemen biaya – merupakan faktor kritis dalam manajemen yang efektif pada perusahaan dan organisasi. Dengan melakukan pengelolaan informasi tersebut secara efktif dapat mengarahkan perusahaan kearah keberhasilan kompetitif.
Sebagaimana lingkungan bisnis yang telah berubah, peran informasi manajemen telah berkembang pada semua fungsi manajemen. Informasi tersebut digunakan oleh para manajer untuk mengambil keputusan yang menguntungkan untuk perusahaannya.
Pengertian Manajemen Biaya (Cost Management) itu sendiri dapat dijelaskan sebagai berikut :
Filosofi dalam upaya perbaikan terus menerus dalam peningkatan pelayanan dengan biaya rendah,
Sikap proaktif/kebiasaan yang mendasarkan bahwa setiap biaya produksi (keluaran) merupakan hasil keputusan manajemen,
Teknik/rangkaian teknik dalam menentukan /mencapai tujuan organisasi.
Setelah kita mengetahui apa itu manajemen biaya, kita juga perlu mengetahui siapa itu Manajer Biaya (Cost Manager). Seorang manajer biaya dapat digambarkan sebagai seorang manajer multi fungsi yang mempunyai kemampuan finansial dan juga seorang konsultan bisnis yang mampu mengelola data mentah menjadi suatu laporan tetapi juga sekaligus mengubah laporan itu sebagai alat bantu pengambilan keputusan, perbaikan dan evaluasi kinerja, pemasaran, produksi dan pelayanan dengan menekan biaya sekecil mungkin yang pada akhirnya menghasilkan keuntungan yang sebesar-besarnya.
Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek.
2. INFORMASI MANAJEMEN BIAYA
Informasi manajemen biaya meliputi informasi yang bersifat keuangan maupun non keuangan yang penting bagi keberhasilan perusahaan. Informasi keuangan saja dapat berakibat buruk bagi perusahaan, karena informasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek. Sedangkan untuk mencapai keberhasilan, perusahaan perlu memfokuskan terutama pada faktor-faktor yang mempunyai jangka waktu yang lebih panjang, seperti kualitas produk dan loyalitas pelanggan. Sebagai contoh, penekanan pada informasi keuangan saja dapat mengarahkan manajer untuk menekankan pada penurunan biaya dan mengabaikan atau menurunkan satandar kualitas. Keputusan ini dapat menjadi kekeliruan yang fatal, mengarah pada hilangnya pelanggan dan pasar pada jangka panjang.
Informasi manajemen biaya disediakan untuk masing-masing fungsi utama manajemen yaitu :
Manajemen stratejik yang merupakan pengembangan posisi kompetitf sehingga keunggulan kompetitif dapat menyebabkan kesuksesan yang berkesinambungan. Strategi adalah seperangkat tujuan dan rencana tindakan yang spesifik, yang apabila dicapai akan memberikan suatu keunggulan kompetitif yang diharapkan. Manajemen stratejik (strategic manajemen) meliputi pengindentifikasian dan pengimplementasian tujuan-tujuan dan rencana-rencana tindakan tersebut.
Perencanaan dan pengambilan keputusan meliputi penganggaran dan perencanaan laba, pengelolaan arus kas dan keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan operasi perusahaan, seperti misalnya kapan perusahaan harus menyewa atau membeli fasilitas, kapan peralatan harus diperbaiki atau harus memulai pengembangan produk baru.
Pengendalian operasional berlangsung ketika para manajer menengah (misalnya manajer pabrik, manajer produk, manajer regional) memonitor aktivitas para manajer operasional dan para karyawan (misalnya supervisor produksi dan para kepala departemen). Sebaliknya, pengendalian manajemen merupakan evaluasi terhadap para manajer tingkat menengah oleh para menajer diatasnya (controller atau CFO)
Penyusunan laporan keuangan
Manajemen tunduk pada persyaratan pelaporan yang dikeluarkan industri sejenis, kelompok profesional yang relevan. Informasi laporan keuangan juga mencakup tiga fungsi manajemen lainnya, karena informasi ini seringkali merupakan bagian yang penting dari perencanaan, pengambilan keputusan dan manajemen stratejik
3. LINGKUNGAN BISNIS KONTEMPORER
Lingkungan bisnis yang dinamis sangat berpengaruh dalam praktek manajemen biaya. Perubahan-perubahan tersebut adalah :
Lingkungan bisnis global
Perkembangan penting yang mendorong perubahan yang meluas dalam lingkungn bisnis kontemporer adalah pertumbuhan pasar dan perdagangan internasional. Para manajer dan pemilik perusahaan paham akan pentingnya untuk mengejar penjualan dan aktivitas produksi di negara lain, juga untuk mengejar manfaat melakukan investasi. Meningkatnya persaingan di lingkuangan bisnis global mempunyai arti bahwa kebutuhan perusahaan terhadap informasi manajemen biaya semakin meningkat supaya mampu bersaing. Perusahaan membutuhkan informasi keuangan dan non keuangan tentang bagaimana melakukan bisnis dan bagaimana cara bersaing secara efektif.
Teknologi informasi dan pemanufakturan
Supaya dapat tetap kompetitif dalam menghadapi persaingan global yang semakin ketat, perusahaan di seluruh dunia mengadopsi teknologi informasi dan pemanufakturan yang baru. Sebagai contoh adalah penggunaan metode persediaan tepat waktu (Just in Time Inventory) untuk mengurangi biaya penyimpanan persediaan, dana penggunaan mesin berteknolgi tinggi.
3) Fokus pada pelanggan
Perubahan kunci dalam lingkungan bisnis adalah meningkatnya harapan pelanggan (customer expectation) terhadap fungsionalitas dan kualitas produk. Akibatnya siklus hidup produk (product life cycle) menjadi lebih pendek, sehingga perusahaan berusaha untuk menambah model baru dan produk baru secepat mungkin.
Organisasi manajemen
Organisasi manajemen telah telah berubah dalam merespon perubahan pemasaran dan produksi, karena fokusnya adalah kepuasan pelanggan, maka tekanannya telah berubah dari ukuran kinerja yang bersifat keuangan dan berbasis laba menjadi ukuran kinerja yang berorientasi pada pelanggan, bersifat non keuangan, seperti kualitas dan pelayanan.
5) Pertimbangan-pertimbangan social, politik dan budaya
Di samping perubahan-perubahan yang ada pada lingkungan bisnis, perubahan signifikan juga terjadi pada perubahan lingungan social, politik dan udaya yang mempengaruhi bisnis.
Konsekuensi dari adanya lingkungan yang baru adalah meningkatkan kebutuhan perusahaan untuk lebih fleksibel dan adaptif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi.
4. TEKNIK MANAJEMEN KONTEMPORER
Para manajer menggunakan teknik berikut ini untuk mengimplementasikan strategi perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Teknik- teknik itu adalah :
1) Benchmarking
Benchmarking merupakan prtoses di mana perusahaan mengidentifikasikan factor keberhasilan, mempelajri tentang prkatek-praktek terbaik yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain dan kemudian mengimplementasikan perbaikan-perbaikan dalam proses perusahaan untuk mencapai kinerja yang sama bahkan lebih baik dengan para pesaiangnya.
2) Manajeman Kualitas total (Total Quality Management)
TQM merupakan teknik di mana manajemen mengembangkan kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek untuk meyakinkan bahwa produk dan jasa perusahaan memenuhi harapan pelanggan. Pendekatan ini meliputi peningkatan :
functionality (fungsionalitas produk)
realibility (kehandalan)
durability (ketahanan)
serviceability (kemudahan produk untuk diperbaiki)
3) Continous Improvement
Continous Improvement (dalam bahasa jepang disebut kaizen) merupakan teknik manajemen di mana para manajer dan pekerja setuju terhadap program “continous improvement” dalam hal kualitas dan faktor keberhasilan.
4) Activity-Based Costing dan Activity-Based Management
Banyak perusahaan dapat memperbaiki perencanaan, penentuan harga pokok produk, pengendalian operasional dan pengendalian manajemen dengan menggunakan analisis aktivitas untuk mengembangkan gambaran rinci tentang aktivitas spesifik yang dilakukan dalam operasi perusahaan.
Activity-based costing digunakan untuk meningkatkan akurasi analisis biaya dengan memperbaiki cara penelusuran biaya ke objek biaya.
Activity based management menggunakan analisis aktivitas untuk meningkatkan pengendalian operasional dan pengendalian manajemen.
5) Reengineering
Reengineering merupakan proses untuk menciptakan keunggulan kompettitif di mana perusahaan mengorganisasikan kembali fungsi organisasi dan manajemennya, seringkali juga menghasilkan pesanan/pekerjaan yang sudah dimodifikasi, digabungkan atau dihilangkan.
6) The Theory of Constraint
The Theory of Constraint (teori kendala) merupakan teknik stratejik untuk membantu perusahaan untuk mengubah bahan menjadi produk secara efektif meningkatkan facto keberhasilan.konsep utama dalam TOC adalah throughput, yaitu kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas melalui penjualan atau sama dengan penjualan dikurangi bahan yang dibutuhkan dalam produk yang terjual. Throughput dapat diperbaiki secara langsung dengan meningkatkan kecepatan produk diproses sampai dengan dijual.
7) Mass Customization
Mass Customization merupakan teknik manajemen di mana pemasaran dan proses produksi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menangani meningkatnya variasi yang timbul dari pengiriman produk pesanan dan jasa kepada pelanggan.
8) Target Costing
Target Costing merupakan teknik manajemen yang menentukan biaya yang diharapkan untuk suatu produk berdasarkan harga yang kompetitif, sehingga produk tersebut akan dapat memperoleh laba yang diharapkan. Jadi biaya ditentukan oleh harga.
9) Life Cycle Costing Life Cycle Costing
Merupakan teknik manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan memonitor biaya produk selama siklus hidup produk. Siklus hidup produk meliputi tahap-tahap :
Riset dan pengembangan
Perancangan produk termasuk membuat prototype dan pengujian
Produksi/pembuatan, inspeksi, pengepakan dan penggudangan
Pemasaran, promosi dan distribusi
Penjualan dan pelayanan.
10) The Balanced Scorecard
Untuk menekankan pada pentingnya pengguanaan informasi, baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan, sekarang seringkali akuntansi melaporkan kinerja perusahaan berdasarkan factor-faktor keberhasilan dalam empat dimensi, yaitu :
Kinerja keuangan
mengukur profiabilitas di antara perusahaan-perusahaan lain, sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pemilik dan pemegang saham.
Kepuasan pelanggan
kepuasan mengukur kualitas, pelayanan dan rendahnya biaya dibandingkan dengan perusahaan lain sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pelanggan.
Proses bisnis internal
mengukur efisiensi dan efektifitas perusahaan dalam produksi dalam memoduksi produk dan jasa.
Inovasi dan pembelajaran
mengukur kemampuan perusahaan untuk mengembangkan dan memanfaatkan sumber daya manusia sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai untuk waktu sekarang dan masa yang akan datang.
CONTOH KASUS
Pursuit . Com adalah sebuah perusahaan telekomunikasi (jasa) yang berorientasi pada pelayanan usaha kecil/menengah yang sedang berkembang.
Kendala :
Pursuit . Com adalah perusahaan berskala kecil menengah yang memiliki keterbatasan dalam teknologi, SDM, dan Modal,
Selama ini karyawan Pursuit . Com berorientasi pada pelayanan skala menengah ke atas, hal ini menyebabkan tujuan perusahaan dalam skala menengah ke bawah tidak tecapai dan kalah bersaing dengan perusahaan besar yang mempunyai kelebihan dalam segala hal,
Manajemen Pursuit . Com selama ini masih berorientasi manajemen tradisional, yaitu berorientasi pada peningkatan internal kontrol dan bersifat menyajikan dan mengelola data mentah/informasi à laporan-laporan,
Pembagian tugas dalam Pursuit . Com ialah dengan membentuk departemen berdasarkan fungsi (Functional Roles) yaitu pembagian tugas yang difokuskan pada jenis kegiatan.
Solusi :
Pursuit . Com menyewa/mengontrak seorang cost manajer yang diharapkan mampu mengubah manajemen tradisioanl yang selama ini dijalankan menjadi bersifat manajemen modern (Cost Management),
Melekukan analisis SWOT terhadap perusahaan secara menyeluruh,
Perbaikan sistem pembagian tugas dari Functional Roles ditambah menjadi Cross Functioanl Team Decision Making yaitu suatu tim yang anggotanya bersumber dari berbagai latar belakang fungsional untuk mendorong terciptanya ide-ide atau penyelesaian masalah yang lebih inovatif (Entrepenual Decision making) yaitu keputusan yang bersifat mencari yang baru tanpa haru melupakan yang lalu/lama.
ISTILAH- ISTILAH DALAM MANAJEMEN BIAYA
Dalam Manajemen Biaya dikenal istilah-istilah sebagai berikut :
1. Customer Value (Nilai Pelanggan) : nilai yang ditentukan oleh harga yang mau dikorbankan/dibayarkan oleh pelanggan untuk mendapatkan kepuasan atas sutu produk atau service.
2. Cost Management System : rangakaian teknik manajemen biaya yang berfungsi secara bersamaan untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Competitive Advantage (Keunggulan Bersaing) : kelebihan/keunggulan perusahaan dari perusahaan lain dalammenghasilkan produk/service yang bernilai di mana konsumen mau membayar lebih untuk produk/service tersebut.
4. Bencmarking Technique (Patokan) : teknik untuk menentukan keunggulan perusahaan dalam hal produksi, pelayanan, dan operasi dengan membandingkan kinerja/standar perusahaan tersebut dengan perusahaan terbaik.
5. Bencmarking (Patokan) : sebuah standar dalam mengukur keunggulan perusahaan dengan perusahaan sejenis / dalam industri yang sama.
6. Value Chain (Rantai Nilai) : rangkaian operasi yang saling berkaitan / proses yang dimulai dengan penyediaan bahan baku dan berakhir dengan penyediaan produk/service yang memenuhi nilai pelanggan.
7. Extended Value of Chain : penambahan nilai dengan cara menggunakan organisasi / sumber lain dalam melakukan proses penyediaan bahan baku, produksi, distribusi dan lain-lain.
8. Virtual Organization : Organisasi yang hanya berintikan operasi-operasi yang penting saja dan yang lainnya bersumber dari luar.
9. Cost Benefit Analysis : teknik analisa dengan cara menyajikan keuntungan dan biaya / kerugian dalam suatu gagasan agar dapat dibandingkan untung – ruginya.
5. MENGEMBANGKAN STRATEGI KOMPETITIF
Tekanan stratejik juga membutuhkan pemikiran yang integratif/menyeluruh, sehingga mampu mengindentifikasi dan memecahkan masalah dari sudut pandang yang bersifat lintas fungsi (cross functional). Fungsi bisnis sering diidentifikasi sebagai pemasaran, produksi, keuangan dan akuntasi/controllership. Fungsi tersebut bukan dipandang sebagai permasalahan, seperti permasalah produksi, permasalahan pemasaran dan permasalahan akuntansi dan keuangan, pendekatan yang menyeluruh/integratif menggabungkan keahlian dari semua fungsi secara simultan dengan menggunakan tim yang bersifat lintas fungsi. Pendekatan yang integratif diperlukan dalam lingkungan yang dinamis dan kompetitif. Perhatian perusahaan difokuskan pada pemuasan kebutuhan pelanggan, dan semua sumber daya perusahaan, dari semua fungsi, diarahkan untuk tujuan tersebut. Manajemen biaya stratejik merupakan pengembangan informasi manajemen biaya untuk membantu fungsi manajemen utama, yaitu menejemen stratejik.
Fokus pada Pelanggan
Perubahan kunci dalam lingkuangan bisnis adalah meningkatnya harapan pelanggan (customer expectation) terhadap fungsionalitas dan kualitas produk. Akibatnya siklus hidup produk (product life cycle) menjadi lebih pendek, sehingga perusahaan berusaha untuk menambah model baru dan produk baru secepat mungkin, oleh karena itu, meningkatkan intensitas persaingan secara keseluruhan.
Nilai produksi untuk pelanggan mengubah orientasi manajer dari produksi baiya rendah dan kuantitas besar ke arah kualitas, pelayanan, ketepatan waktu penyerahan dan kemamapuan untuk merespon pada harapan pelanggan terhadap model yang spesifik. Faktor keberhasilan kritis (the critical success factors) sekarang ini berorentasi pada pelanggan. Praktik-praktik manajemen biaya juga berubah; laporan manajemen biaya sekarang ini memasukkan pula ukuran tentang preferensi pelanggan dan kepuasan pelanggan.
INTISARI
Manajemen biaya meliputi semua informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer untuk dapat melakukan pengelolaan secara efektif yang dapat mengarahkan perusahaan kearah keberhasilan kompetitif.
Informasi manajemen biaya meliputi informasi yang bersifat keuangan maupun non keuangan yang penting bagi keberhasilan perusahaan.
Peran spesifik dari manajemen biaya dalam perusahaan berbeda-beda tergantung pada strategi kompetitifnya, jenis organisasi, dan fungsi-fungsi manajemen di mana informasi manajemen biaya itu diterapkan.
Lingkungan bisnis yang dinamis selalu berubah yang dipengaruhi oleh lingkungan global, teknologi informasi dan pemanufakturan, harapan pelanggan, organisasi manajemen, dan pertimbangan sosial, politik, dan budaya.
Manajemen biaya dapat membantu perusahaan dalam menggunakan teknik-teknik manajemen yang baru seperti Benchmarking, Manajeman Kualitas total (Total Quality Management), Continous Improvement, Activity-Based Costing dan Activity-Based Management, Reengineering, The Theory of Constraint, Mass Customization, Target Costing, Life Cycle Costing, dan The Balanced Scorecard.
