A. KESESUAIAN KUALITAS PRODUK DALAM MANAJEMEN PRODUKSI
Sebelum membahas subsistem informasi manajemen produksi, hendaknya dipahami terlebih dahulu tentang ruang lingkup manajemen produksi atau kegiatan produksi dalam suatu. perusahaan.
Dalam suatu perusahaan yang memproduksi barang atau jasa, terjadi suatu proses kegiatan yang berkaitan sau sama lain, yakni sebagai berikut.
Kegiatan pengadaan bahan baku yang harus selalu tersedia dengan cukup.
Kegiatan pelaksanaan produksi yang meliputi penyiapan mesin untuk memproses bahan baku, penyiapan tenaga kerja yang akan melakukan produksi (operator mesin), serta penyiapan segala fasilitas produksi lain seperti siap pakai tenaga listrik, air, dan sebagainya.
Kegiatan menyimpan hasil produksi dan produk setengah jadi sehingga aliran bahan (material handling) dalam perusahaan dapat beijalan lancar.
Kegiatan Pengendalian Mutu secara Terpadu (Total Quality Management).
Secara urutan proses dan kegiatan produksi dapat digambarkan seperti berikut.
Untuk menjamin kelancaran proses produksi diperlukan tersedianya input, yakni faktor produksi berupa:
Bahan baku,
Tenaga kerja,
Mesin,
Tenaga listrik,. dan sebagainya.
Kekurangan salah satu factor produksi dapat mengganggu proses produksi. Artinya, proses produksi dapat terganggu kelaricarannya bila salah satu faktor produksi tersebut mengalami kekurangan.
Lalu bagaimana caranya untuk mencegah terjadinya kekurangan salah satu faktor produksi tersebut?
Caranya adalah memantau tersedianya faktor produksi dari waktu ke waktu. Adapun cara pemantauan adalah dengan mencatat setiap proses dan besarnya persediaan masing-masing faktor produksi tersebut.
Misalnya, bahan baku perlu dikendalikan dengan cara mengadministrasikan dalam buku bahan baku. Artinya, saldo bahan baku selalu diawasi dengan cara mencatat setiap saat keluar masuknya bahan baku.
Demikian pula jumlah dan keadaan tenaga kerja harus selalu dipantau agar selalu tersedia tenaga kerja yang siap mendukung proses produksi. Caranya, tiap tenaga kerja mempunyai kartu kerja yang memuat secara rinci tentang tanggal, jam, serta lama kerja dari setiap pegawai.
Mesin-mesin dan seluruh fasilitas produksi dipantau kondisinya. Tiap mesin mempunyai kartu yang memuat tanggal, jam, dan lamanya mesin melakukan suatu pekerjaan dan siapa yang menjadi operator mesin tersebut, kapan sebuah mesin rusak, diperbaiki, dan seterusnya.
Kegiatan pengendalian berbagai faktor produksi tersebut adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi manajemen di bidang produksi. Data tentang berbagai fasilitas produksi di dalam suatu perusahaan sangat berguna bagi manajemen produksi untuk mengambil keputusan.
B. SUBSISTEM INFORMASI PRODUKSI DAN KENDALI MUTU PRODUK TERPADU
Secara umum manajemen produksi meliputi kegiatan untuk menghasilkan barang atau jasa secara tepat, baik jenis, mutu, jumlah, maupun waktunya dengan biaya yang minimum. Dalam rangka memenuhi tugas manajemen produksi seperti disebutkan di atas, SIM produksi berperan untuk memberikan informasi berbagai fasilitas produksi secara benar, lengkap, dan tepat waktu sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang efektif dalam upaya melaksanakan proses produksi. Dalam hubungan ini, ketepatan langkah (decision making) dalam manajemen produksi dapat berhasil bila memperhatikan key result area (faktor kunci keberhasilan) dalam pengelolaan produksi yang berkaitan erat dengan kendali mutu. produk. Adapun faktor kunci keberhasilan dalam bidang produksi meliputi hal-hal berikut.
Jenis produk
Apakah jenis barang yang dihasilkan bermutu baik telah sesuai dengan desain dan spesifikasi yang telah direncanakan dan sesuai dengan permintaan pasar?
Misalnya, dalam suatu pabrik roti, bila sebelumnya direncanakan membuat roti tawar bukan roti manis.
Demikian pula dalam pabrik mobil, bila direncanakan membuat model X, hasilnya harus mobil X.
Mutu barang
Apakah mutu barang yang dihasilkan baik, bila cara pembuatan dan bahan baku yang digunakan juga baik? Berdasarkan contoh di atas, roti tawar yang baik dapat dibuat bila proses pembuatan dan terigu yang dipakai dari mutu yang baik. Khususnya dalam perusahaan yang bekerja berdasarkan job order, tiap pelaksanaan pembuatan suatu pesanan secara rinci ditulis dalam kartu kerja yang dipegang oleh tiap operator atau pekerja, termasuk di dalamnya mutu bahan baku, cara pembuatannya, dan sebagainya lengkap tertulis dalam job ordersheet tersebut.
Jumlah barang
Apakah jumlah produksi barang sesuai dengan permintaan? Misalnya pabrik pesawat terbang IPTN di Bandung selalu bekerja atas dasar pesanan (job order). Bila perkiraan pesanan helikopter jenis Y berjumlah 10 buah per tahun maka IPTN harus membuat sejumlah pesanan tersebut, yakni 10 buah helikopter jenis Y.
Waktu penyelesaian
Apakah waktu penyelesaian sesuai dengan kontrak antara konsumen (langganan) dengan perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan penerima pesanan harus benar-benar menghitung waktu kerja sebuah pesanan. Misalnya, IPTN menjanjikan kepada konsumen bahwa pesanan helikopter selesai dalam waktu 400 hari setelah pedanjian maka IPTN harus menepati janji tersebut. Bila tidak, IPTN akan kena denda atau bahkan mungkin dituntut secara hukum. Hal ini jelas harus dihindarkan.
Biaya
Apakah biaya produksi telah mencapai tingkat efisiensi yang memadai? Perusahaan yang mempunyai biaya produksi paling efisien adalah perusahaan yang mempunyai daya saing yang tinggi sehingga mampu mengalahkan saingan. Misalnya harus diupayakan cara kerja yang efisien tetapi hasil produksinya tetap terjaga mutunya. Hindari apa yang disebut high cost economy alias boros.
Kesejahteraan buruh
Apakah kegairahan dan keselamatan kerja telah terjamin? Berbagai perusahaan termasuk perusahaan manufaktur disyaratkan menyediakan fasilitas keselamatan kerja yang baik untuk melindungi pekerja. Apabila hal ini dilaksanakan disertai dengan usaha menciptakan kegairahan kerja yang baik maka poduktivitas pekerja diharapkan dapat makin tinggi.
Bertitik tolak pada key result area maka diperlukan informasi-informasi yang erat hubungannya dengan faktor penentu keberhasilan proses produksi tersebut. Faktor keberhasilan dalam proses produksi antara lain ditentukan oleh hal-hal berikut.
a. Jenis barang
Barang-barang yang diproduksi seyogyanya harus barang-barang yang sesuai dengan permintaan konsumen, baik desain maupun spesifikasi tiap barang yang dihasilkan. Kita ketahui bahwa selera masyarakat selalu berubah, di mana selera konsumen cenderung senang menggunakan barang yang lebih baik, dengan desain yang lebih menarik. Dalam hal ini, perusahaan harus selalu mengamati kemungkinan terjadinya perubahan selera konsumen. Artinya, perusahaan harus selalu memonitor informasi tentang jenis serta bentuk barang yang diminta masyarakat (konsumen) dari waktu ke waktu. Usaha menyesuaikan jenis dan spesifikasi hasil produksi dengan perubahan permintaan konsumen adalah usaha untuk memperluas daerah pasarannya. Kenaikan luas pasar, berarti volume penjualan meningkat yang berpengaruh terhadap meningkatnya penghasilan perusahaan.
b. Mutu barang
Mutu barang tergantung pads beberapa faktor berikut:
Mutu bahan baku,
Bahan pembantu,
Bahan kemasan,
Jenis, dan sifatsifat komponen dari produk.
Proses pembuatan yang dilakukan harus sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Dalam pelaksanaan produksi terdapat kemungkinan-kemungkinan penyimpangan dari standar sehingga perlu diadakan pengendalian mutu barang, agar kerugian dapat dihindarkan akibat barang tidak laku di pasaran.
Ketepatan proses pembuatan barang. Cepat, tetapi hasilnya baik, merupakan kiat keberhasilan usaha.
Kondisi lingkungan yang memengaruhi proses, misalnya suhu, kelembaban, debu, dan sebagainya. Hal ini telah ditemukan teknologi baru, walaupun teknologi ini perlu dibeli dengan harga yang tinggi.
Mesin yang digunakan harus sesuai dengan yang ditentukan. Hal ini menyangkut spesifikasi peralatan, keadaan mesin yang digunakan, serta cara penyimpanan bahan, barang setengah jadi, dan barang jadi. Jika hal ini dijalankan sesuai dengan standar dan rencana maka produksi yang dihasilkannya pun terjaga mutunya.
Faktor-faktor lain yang memengaruhi mutu barang adalah:
Keterampilan dan cara kerja buruh,
Kelelahan buruh,
Kegairahan kerja,
Lingkungan kerja (penerangan dan ventilasi),
Perlengkapan kerja, dan sebagainya.
Hal ini perlu diperhatikan, sebab bila tidak, hasil kerja mereka bisa tidak sesuai dengan yang direncanakan.
C. Jumlah barang yang dihasilkan
Jumlah barang yang dihasilkan dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut.
Jumlah bahan yang digunakan harus sesuai dengan yang diperlukan. Artinya, di sini dapat dianalisis antara actual dan standard material, yakni membandingkan penggunaan bahan yang sebenarnya dengan rencana penggunaan bahan yang ditentukan. Hal yang ingin dicapai di sini adalah menghindarkan terjadinya pemborosan penggunaan bahan.
Waste yang terjadi dan yang diperhitungkan. Dalam hal ini perlu dikaji mengapa besarnya bahan sisa di luar dugaan. Apa faktor penyebabnya?
Rejects barang yang under quality, yakni barang apkir karena mutunya jauh di bawah standar atau barang tersebut rusak sehingga tidak layak dijual. Diharapkan jumlah barang yang rusak tidak banyak, karena hal ini merupakan pemborosan.
Kehilangan karena pencurian. Cara penyimpanan dalam gudang yang masih kurang baik, dan sebagainya harus dihindarkan. Artinya, manajemen dari aset dalam perusahaan perlu dilakukan dengan baik.
(d) Ketepatan waktu penyelesaian barang (delivery date)
Ketepatan waktu penyelesaian barang ditentukan oleh faktor-faktor berikut.
Persediaan harus dijaga jangan sampai kehabisan bahan. Dalam hal ini, manajemen atau pengendalian bahan-bahan sangat perlu dilaksanakan secara mantap. Dalam hal ini pula, Anda telah mengetahui cara-cara perhitungan Economic Order Quantity, menghitung safety stock, dan sebagainya.
Jadwal produksi dipengaruhi ketepatan ramalan penjualan atau perkiraan order produksi yang pads akhirnya memengaruhi waktu penyerahan (delivery date).
Pengaturan jadwal tenaga kerja sangat memengaruhi kelancaran rencana kerja. Bila jadwal produksi jelek, berarti suatu pesanan bias tertunda. Misalkan buruh A sedang mengerjakan pekerjaan pesanan tuan X dari tanggal 25 sampai dengan 31 Desember, tetapi pads tanggal 26 Desember telah dijadwalkan pula untuk mengerjakan pekedaan tuan Y. Mana mungkin? Hal semacam ini dapat mengganggu pesanan tuan X maupun Y.
Laporan penyerahan barang dan laporan barang-barang yang belum diserahkan. Dalam hal ini, kekeliruan membuat laporan tersebut bisa mengganggu suatu pekedaan sehingga pekerjaan lain tertunda. Selain itu, dapat mengecewakan pihak pemesan, jika barang pesanannya belum selesai pada tanggal penyerahan.
Keterampilan, cara kerja, dan peralatan kerja yang memadai akan memengaruhi kecepatan dan ketepatan penyelesaian suatu peker aan.
Proses produksi yang dilakukan harus sesuai dengan jenis pesanan. Artinya, proses yang remit karena barangnya kompleks, memerlukan waktu yang panj ang.
Faktor-faktor penghambat lainnya misalnya, hambatan mungkin dilakukan para pekerja, kerusakan mesin, listrik padam, dan sebagainya.
(e) Informasi biaya
Dipengaruhi oleh penghitungan yang berhubungan dengan hal-hal berikut.
Faktor-faktor ekonomis dari lokasi dan layout dari pabrik.
Jumlah, harga, dan mutu bahan yg diperlukan dan yang tersedia.
Mesin yang dapat digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Bila jumlah dan jenis mesin yang dimiliki banyak sekali maka tiap mesin harus mempunyai kartu-kartu tersendiri untuk memudahkan pengaturannya.
Tenaga kerja yang dikerahkan harus berdasarkan jumlah tenaga kerja minimum yang dibutuhkan. Bila buruh yang dipekerjakan lebih banyak dari kebutuhan, berarti inefficiency (tidak efisien).
Down time dan idle time, yakni waktu yang harus disediakan sebelum mesin bisa dioperasikan dan kemungkinan terjadinya waktu menganggur dari mesin tersebut. Waktu menganggur dapat memengaruhi biaya.
Capacity utilization, yakni kapasitas terpasang dari mesin-mesin yang ada. Mesin yang terpasang secara penuh bisa menyebabkan biaya per unit barang lebih rendah.
Waktu pengerjaan, artinya makin lama waktu pengerjaannya, makin besar biayanya.
Laporan biaya overhead, yakni semua unsur biaya tidak langsung yang menyangkut penyelesaian suatu pekedaan. Biaya ini pun harus dihitung secara cermat.
Cara kerja, artinya cara kerja yang sistematis dan baik memengaruhi
besar kecilnya biaya produksi. Makin baik dan sistematis cars kerja, operasi produksi menjadi makin efisien.
Waste and rejects, meliputi bahan sisa dan barang apkir. Makin sedikit bahan sisa dan barang apkir, berarti makin efisien. Bahan sisa yang berlebihan atau adanya produksi yang apkir karena sesuatu hal (misalnya mesin bekeda tidak akurat) dapat mendorong biaya produksi menjadi naik.
Status persediaan dalam proses produksi, yakni barang dalam proses (work in process) perlu dicatat secara cermat untuk menghindari terlalu banyaknya bahan work in process yang terjadi. Makin banyak barang yang work in process, berarti biaya gudang menjadi tidak efisien.
(f) Informasi tentang buruh
Meliputi informasi sebagai berikut.
Absensi, yakni kadar hadir dari para pekerja.
Keselamatankerja, meliputi semua fasilitas untuk keselamatan kerja buruh.
Keresahan buruh (bila ada). Informasi ini penting sebab dapat memengaruhi produktivitas kerja.
Kondisi kerja, yakni lingkungan kerja yang meliputi terciptanya kenyamanan kerja.
Terlalu banyak lembur atau tidak. Informasi ini harus lengkap karena menyangkut efisiensi kerja.
Prestasi kerja dan kemungkinan peningkatan prestasi para pekerja.
C. ASPEK ADMINISTRATIF DAN KESESUAIAN MUTU PRODUK
Selain dari penjelasan di atas, perusahaan kerap menghadapi kesulitan dalam rangka menyusun sistem informasi produksi, yakni sebagai berikut.
Kemampuan membuat laporan; laporan yang baik adalah laporan yang jelas dan terinci.
Keengganan orang-orang produksi untuk mengerjakan paperworks (laporan kemajuan suatu pekerjaan) akan menyangkut pengendalian proses produksi.
Prosedur administrasi produksi yang tidak mencukupi atau terlalu berbelitbelit sehingga tidak efisien.
Terlalu banyak data yang disampaikan atau harus dilaporkan, atau bahkan sebaliknya kekurangan data. Keadaan ini sangat tidak menguntungkan perusahaan.
Tanpa management support. Dukungan dari atasan sangat berpengaruh atas berhasilnya suatu kegiatan. Artinya, tanpa dukungan pihak atasan maka pembentukan SIM di bidang manajemen produksi sulit berhasil mendukung operasi perusahaan.
Informasi produksi yang baik meliputi hal-hal sebagai berikut:
· berisi informasi yang penting saja (highlight);
· analisis yang jelas dan rinci;
· teratur dan tepat waktu;
· teliti;
· bentuk formulir sederhana, tetapi lengkap;
· exception report menentukan hal-hal yang bersifat pengecualian.
Mengapa perlu informasi produksi?
Alasan utamanya adalah bahwa:
bagian terbesar kekayaan perusahaan ditanam di sektor produksi;
poduksi merupakan titik awal pelayanan pasar;
mutu produk harus sesuai (conformance) dengan perubahan selera. konsumen.
D. ALATANALISIS
Data yang diperoleh di bidang manajemen produksi umumnya data kuantitatif yang harus diolah menjadi informasi. Sehubungan dengan itu kita telah mengenal berbagai alat analisis kuantitatif sebagai berikut.
(a) Alat optimisasi dalam manajemen produksi adalah:
Linear programming yang meliputi teori distribusi atau transportasi, metode simpleks, dan sebagainya.
Network planning, misalnya CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Economic Order Quantity atau Economic Lot Size.
Queuing Model (waiting line).
(b) Alat untuk menentukan ramalan produksi berdasarkan ramalan penjualan, antara lain adalah sebagai berikut.
Analisis trend berdasarkan least square.
Moving Average.
Catatan: Bagi yang berminat mengetahui Linear Programming, dipersilakan untuk mempelajarinya pada buku berjudul Manajemen Produksi dan Operasi oleh Suyadi Prawirosentono, Penerbit Bumi Aksara.
Alat-alat analisis kuantitatif tersebut merupakan alat analisis mutakhir yang memungkinkan operasi perusahaan berjalan pada tingkat efisiensi yang optimal. Perlu Anda ketahui bahwa berbagai alat optimasi tersebut, saat ini sudah tersedia dalam bentuk paket program komputer (software)
E. SUBSISTEM INFORMASI DAN SUPERVISOR MUTU PRODUK
Dari berbagai penjelasan tentang SIM produksi seperti dijelaskan di atas, Anda tentunya bertanya: Apakah segala hal tentang SIM produksi yang rinci seperti dikemukakan di atas perlu ditangani oleh seorang supervisor? Tentu saja tidak, kalau kita ingat bahwa ruang lingkup seorang supervisor di bidang produksi hanya berkaitan dengan pengendalian persediaan (inventory control) dan pengendalian mutu (quality control). Supervisor mutu produk ini merupakan anggota quality circle atau lingkaran mutu.
a. Di bidang pengendalian persediaan
Bila Anda ingat kembali pada materi tentang pengendalian persediaan, Anda dapat menentukan data apa saja yang perlu dikelola dalam rangka tugas pengendalian persediaan, yakni pencatatan data lain persediaan bahan baku dan bahan baku penolong hares dipantau dari waktu ke waktu agar proses produksi berjalan lancar.
b. Di bidang pengendalian mutu
Kembali Anda perlu melihat tugas seorang supervisor sebagai pengendali mutu produk secara statistik (statistical quality control) maka Anda perlu selalu mencatat data tentang hasil pengamatan unit kerja pengendalian mutu secara fisik.
Berdasarkan catatan data tersebut, Anda dapat melaksanakan analisis pengendalian mutu produksi.
Selain itu, karena proses produksi dalam suatu perusahaan manufaktur dipengaruhi oleh kegiatan perawatan (maintenance) mesin dan alat produksi lain maka dalam materi ini akan dijelaskan tentang perawatan fasilitas produksi.
F. PERAWATAN PERALATAN DAN KENDALI MUTU PRODUK TERPADU
Suatu perencanaan produksi dapat gagal bila ada bagian mesin yang rusak atau tidak dapat beroperasi. Oleh karena itu, perencanaan perawatan (maintenance) mesin merupakan salah satu kegiatan penting dalam operasi perusahaan manufaktur. Di samping itu, mesin yang selalu dirawat (maintain) akan mengurangi variasi (penyimpangan) produk.
Dalam upaya mencapai efektivitas pemeliharaan mesin dan seluruh fasilitas produksi secara optimum maka kegiatan maintenance dipilah menjadi 5 kegiatan pokok, yakni sebagai berikut.
(a) Mechanical maintenance (pemeliharaan mesin) adalah kegiatan pemeliharaan mesin-mesin dengan cars pemeriksaan, pelumasan penyesuaian, serta reparasi atas kerusakan-kerusakan yang terjadi Electrical maintenance (pemeliharaan listrik) adalah kegiatan pemeliharaan alat-alat listrik, seperti generator, motor controller, storage batteries and charges, transformer, single/three phase AC, induction motor, dan lain‑lain.
(c) Instrument maintenance (pemeliharaan instrumen) adalah kegiatan pemeliharaan alat-alat ukur, seperti alat suhu pengontrol, alat pengukur getaran, dan sebagainya.
(d) Electric power maintenance (pemeliharaan pembangkit listrik) adalah kegiatan pemeliharaan pembangkit tenaga listrik, seperti diesel queset, air compressor, inert gas generator, water treatment, dan sebagain melaksanakan perbaikan-perbaikan atas kerusakan mesin-mesin yang ada, tetapi jugs melaksanakan kegiatan-kegiatan modifikasi (perubahan) mesin, membuat mesin dan suku cadang, serta mengubah layout mesin-mesin, peralatan produksi, dan tenaga ked a yang ada di dalam pabrik.
G TENAGA MEKANIK DALAM MAINTENANCE
Tenaga perawatan (maintenance) berfungsi melaksanakan pekerjaan sebagai, berikut:
menyetel mesin agar kembali berjalan normal;
memberikan minyak pelumas;
memeriksa keadaan mesin;
memperbaiki kerusakan mesin dan fasilitas produksi lainnya;
mengadakan modifikasi atau perubahan terhadap mesin;
mengadakan pembongkaran mesin serta melakukan percobaan atas mesin baru serta melakukan penelitian terhadap pengembangan mesin tersebut.
Dalam melaksanakan kegiatan maintenance tersebut, tiap petugas, berpedoman pada:
buku petunjuk mesin;
pengalaman atas mesin-mesin terdahulu;
informasi dari pabrik pembuat mesin tersebut.
Ketiga hal tersebut berkaitan erat dengan upaya mencapai mutu produk, yang direncanakan.
