• Kita telah mengetahui bahwa manajer dapat memperoleh sejumlah informasi dari SIA dan lebih banyak lagi informasi dari SIM.
• Dalam banyak kasus, informasi-informasi tersebut tidak memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan permasalahan-permasalahan yang spesifik.
• Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
• DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur.
• Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus.
• Komunikasi digunakan saat berbagai kelompok manajer terlibat dalam pemecahan masalah.
A. Konsep DSS
• Dimulai akhir tahun 1960 dengan timesharing komputer yaitu untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.
• Istilah DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh Anthony Gory dan Scott Morton untuk mengarahkan aplikasi komputer pada pengambilan keputusan manajemen.
B. Tujuan DSS
- Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
- Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
- Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
C. Prinsip Dasar DSS
- Struktur masalah
- Dukungan keputusan
- Efektivitas keputusan
Struktur
Masalah
- Struktur Masalah
• Masalah yang terjadi sehubungan dengan perusahaan atau organisasi dapat dikategorikan dalam 3 sifat, yaitu masalah terstruktur, semi-terstruktur, dan tak terstruktur.
• Tetapi sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tak terstruktur. Sebagian besar bersifat semi-terstruktur.
2.,Dukungan Keputusan
• DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer.
• Penggunaan komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian masalah tak terstruktur melalui penerapan penilaian / intuisi dan melakukan analisis.
• Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan masalah yang berada pada area semi-terstruktur yang luas.
- Efektivitas Keputusan
• Manfaat utama penggunaan DSS adalah menghasilkan keputusan yang lebih baik.
• Manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk “memperhalus” solusi hingga mencapai solusi optimum. (ketelitian meningkat seiring dengan banyaknya waktu yang dihabiskan dan usaha yang telah dilakukan)
• Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan berkontribusi pada suatu solusi masalah
II. KONSEP KEPUTUSAN
• Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah.
• Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
• Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan.
A. Jenis-Jenis Keputusan
Menurut Herbert A. Simon (ahli manajemen pemenang Nobel dari Carnegie-Mellon University) bahwa keputusan terdiri dari 2 jenis, yaitu :
- Keputusan terprogram
- Keputusan tidak terprogram
1. Keputusan Terprogram
• Keputusan terprogram memiliki sifat berulang dan rutin, sehingga dapat diprogram.
• Keputusan terprogram terjadi dan dilakukan, terutama, pada manajemen tingkat bawah.
• Contoh : keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang.
2. Keputusan Tidak Terprogram
• Keputusan tidak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur, jarang konsekuen, tidak terjadi berulang-ulang, dan tidak selalu terjadi.
• Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tak terstruktur karena belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur tepatnya tidak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
• Keputusan tidak terprogram dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
• Informasi untuk pengambilan keputusan ini tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia, biasanya berasal dari lingkungan luar.
• Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan tidak terprogram ini.
B. Tahapan Pengambilan Keputusan
Tahapan pengambilan keputusan oleh manajer, menurut Herbert A. Simon antara lain :
- Kegiatan intelijen
- Kegiatan merancang
- Kegiatan memilih
- Kegiatan menelaah
Keempat tahap Simon ini berhubungan langsung dengan langkah-langkah dari pendekatan sistem.
1. Kegiatan Intelijen
• Dalam kegiatan intelijen ini, manajer mengamati lingkungan untuk mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.
• JIka dihubungkan dengan pendekatan sistem, kegiatan intelijen berkaitan dengan langkah kita bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem secara berurutan.
2. Kegiatan Merancang
• Dalam kegiatan merancang ini, manajer menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• JIka dihubungkan dengan pendekatan sistem, kegiatan merancang Berhubungan dengan langkah kita dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai alternatif.
3. Kegiatan Memilih
• Dalam kegiatan memilih ini, manajer memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa tindakan yang tersedia.
• JIka dihubungkan dengan pendekatan sistem, kegiatan memili berkaitan dengan langkah kita untuk memilih solusi yang terbaik.
4. Kegiatan Menelaah
• Dalam kegiatan menelaah ini, manajer menilai pilihan-pilihan yang lalu.
telah dibuat dan menindaklanjutinya hingga selesai dampai akhir.
Keterangan Gambar :
Perangkat Lunak Penelusuran Laporan
• Menghasilkan laporan periodik maupun laporan khusus.
• Laporan Periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural, seperti COBOL atau PL/1.
• Laporan Khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga.
Model Matematik
• Menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan atau berbagai aspek operasinya.
• Model matematik dapat dituliskan dalam bahasa pemrograman prosedural apa pun.
• Namun, bahasa pembuatan model khusus memudahkan tugas dan memiliki potensi untuk bekerja lebih baik.
Groupware
• Memungkinkan beberapa pemecah masalah mampu bekerja sama sebagai satu kelompok guna mencapai suatu solusi.
• Para anggota kelompok saling berkomunikasi, baik secara langsung maupun melalui perangkat lunak GDSS (Group Decision Support System).
C. Komponen DSS
- Dialog
- Model, terdiri dari :
- Optimalisasi
- Statistik / Matematik
- Financial
- Database
- Data
- Dialog, komunikasi yang terjadi diantara para pengambil keputusan.
- Model, penyederhanaan dari masalah dan juga menggambarkan fenomena suatu kegiatan. Terdiri dari :
- Optimalisasi, model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif solusi yang tersedia.
- Statistik / Matematik, menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi yang ada.
- Financial, model untuk masalah-masalah keuangan perusahaan.
- Database, kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali.
- Data, kumpulan huruf atau angka yang belum diolah sehingga tidak memiliki arti.
D. Ciri dan Keuntungan DSS
- Dapat menyelesaikan problem yang kompleks.
- Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
- Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi).
- Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman
- Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
- Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
- Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
III. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK
A. Konsep GDSS
• Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support System / GDSS) adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas ( tujuan) bersama dan yang menyediakan interface (antarmuka) bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
• Perangkat lunak yang digunakan dalam lingkungan ini disebut GROUPWARE.
Taksonomi kapan dan dimana anggota kelompok dapat mengikuti kegiatan kelompok :
B. Bagaimana GDSS Berkontribusi
pada Pemecahan Masalah
• Asumsi yang mendasari terbentuknya GDSS adalah komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang lebih baik pula.
• Komunikasi yang lebih baik tercapai dengan menjaga diskusi terfokus pada masalah sehingga mengurangi waktu yang terbuang
• Waktu yang dihemat dapat dicurahkan untuk diskusi yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut sehingga berkontribusi pada definisi masalah yang lebih baik.
• Atau, waktu yang dihemat dapat digunakan dalam mengidentifikasi lebih banyak alternatif. Evaluasi alternatif yang lebih banyak, mampu meningkatkan kemungkinan mencapai pemecahan yang lebih baik.
C. Nama Lain dari GDSS
- Group Support System (GSS)
- Computer Supported Cooperative Work (CSCW)
- Computerized Collaborative Work Support
- Elektronik Meeting System
D. Pengaturan GDSS
- Ruang keputusan
- Jaringan keputusan
- Pertemuan legislatif
- Konferensi bermedia komputer
• GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.
• Pada setiap keadaan, para anggota kelompok dapat bertemu setiap saat, baik pada waktu yang sama (disebut synchronous exchange, misalnya rapat komite) maupun pada waktu yang berlainan (disebut asynchronous exchange, misalnya komunikasi melalui email).
Ukuran kelompok dan lokasi menentukan pengaturan lingkungan GDSS :
1. Ruang Keputusan
• Ruang keputusan merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka.
• Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi perabotan, peralatan dan tata letak.
• Contoh : ruang keputusan mencakup kombinasi sejumlah komputer, mikrofon, kamera video, dan layar tampilan besar. Di tengah ruangan terdapat konsol fasilitator (orang yang tugas utamanya menjaga diskusi tetap pada alurnya).
2. Jaringan Keputusan
• Jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan komputer setempat (Local Area Network / LAN).
• Setiap anggota dapat saling berkomunikasi melalui terminal alat input keyboard dan melihat pendapat para anggota yang lain melalui layar monitor.
3. Pertemuan Legislatif
• Jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan maka diperlukan pertemuan legislatif.
• Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu dalam komunikasi, seperti hilangnya kesempatan untuk berpartisipasi mengeluarkan pendapat dan kurangnya waktu yang tersedia.
• Pendekatan lain, fasilitator menentukan bahan apa saj yang akan dibahas pada pertemuan tersebut melalui tampilan pada layar monitor sehingga dapat dilihat oleh semua anggota.
4. Konferensi Bermedia Komputer
• Beberapa aplikasi otomatisasi kantor memungkinkan komunikasi antara kelompok-kelompok yang besar dengan anggota tersebar secara geografis.
• Ini merupakan aplikasi yang dikenal sebagai konferensi jarak jauh (teleconferencing), meliputi konferensi komputer, konferensi audio, dan konferensi video.
