• Awalnya otomatisasi kantor dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretariat dan administratif, tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan mampu menarik minat para manajer dan profesional untuk menggunakannya guna meningkatkan produktivitas mereka.
• Otomatisasi kantor dapat disesuaikan untuk kebutuhan komunikasi tiap manajer.
• Otomatisasi Kantor (Office Automation) sebenarnya merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
• Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT / ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
A. Definisi Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor ( Office Automation ) adalah
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas
B. Tujuan Otomatisasi Kantor
- Penggabungan dan penerapan teknologi.
- Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
- Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
C. Pengguna Otomatisasi Kantor
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada 4 kategori yang pengguna OA, yaitu :
- Manajer
- Profesional
- Sekretaris
- Pegawai Administratif
- Manajer
- Manajer adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.
- Manajer dan profesional dikenal sebagai pekerja terdidik karena sumbangan utama mereka adalah pengetahuan mereka.
2. Profesional
• Profesional tidak mengelola orang laon, tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administratif.
3. Sekretaris
• Sekretaris biasanya ditugaskan oleh pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai Administratif
• Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dan menyimpan dokumen, serta mengirimkan surat.
D. Faktor Pemilihan Otomatisasi Kantor
Kombinasi Otomatisasi Kantor bagi seorang manajer sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
1. Jenis organisasi
2. Pilihan pribadi manajer
3. Sumber daya OA yang tersedia
1. Jenis Organisasi
• Manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video, kecuali jika perusahaan tersebut terlibat kerjasama dengan perusahaan lain pada suatu proyek dengan menggunakan komunikasi data secara elektronik.
2. Pilihan Pribadi Manajer
• Manajer bebas untuk menentukan pilihan penggunaan aplikasi untuk otomatisasi kantor.
• Manajer yang menyukai tatap muka dapat memilih aplikasi konferensi audio dan video, sedangkan manajer yang menyukai catatan tertulis dapat menggunakan pengolah kata dan surat elektronik (email).
3. Sumber Daya OA yang Tersedia
• Kombinasi manajer dibatasi oleh sumber daya otomatisasi kantor yang tersedia.
• Dalam hal potensinya untuk mendukung pemecahan masalah, OA seperti raksasa tidur karena OA sering dianggap sebagai peralatan sekretariat sehingga manajer tidak selalu secara pribadi menggunakan sumber daya OA yang tersedia.
• Dari semua informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar.
• Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA sebagai suatu cara untuk melengkapi komunikasi interpersonal.
• Dalam banyak hal, OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional.
E. Aplikasi Otomatisasi Kantor
- Pengolah kata (word processing)
- Surat elektronik (e-mail)
- Pesan suara (voice mail)
- Kalender elektronik (electronic calendaring)
- Konferensi audio (audio conferencing)
- Konferensi video (video conferencing)
- Konferensi komputer (computer conferencing)
- Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision)
- Videotext
- Pencitraan (image storage and retrieval)
- Desktop publishing
- Pengolah Kata (Word Processing)
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumentasi ketik maupun tercetak.
2. Surat Elektronik (Electronic Mail)
• E-mail merupakan penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan user mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
3. Pesan Suara (Voice Mail)
• Serupa dengan email, hanya saja kita mengirimkan pesan dengan mengucapkannya melalui media telepon, dan mengambil / mendengarkan pesan-pesan telah dikirimkan kepada kita melalui media telepon.
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
• Merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan jadwal pertemuan, membuat perubahan, dan menelaah kalender tersebut.
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan pertemuan. Tidak memerlukan komputer untuk pelaksanaannya
6. Konferensi Video (Video Conferencing)
• Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Tidak memerlukan komputer untuk pelaksanaannya.
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
Merupakan penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggotanya saling bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dihadapi untuk dicari solusinya
8. Transmisi Faksimil (Facsimile Transmision)
• Merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain.
9. Videotext
• Adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar monitor mengenai materi narasi dan grafik yang tersimpan. Contoh : tampilan harga saham di BEI dan tampilan penerbangan di bandara.
10. Pencitraan (Image Storage & Retrieval)
• Adalah penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catan kertas menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
11. Desktop Publishing
• Merupakan penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
II. KANTOR VIRTUAL
A. Definisi Kantor Virtual
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
B. Keuntungan dari Kantor Virtual
- Pengurangan biaya fasilitas
- Pengurangan biaya peralatan
- Jaringan komunikasi formal
- Pengurangan penghentian kerja
- Kontribusi sosial
C. Kerugian dari Kantor Virtual
- Rasa tidak memiliki
- Takut kehilangan pekerjaan
- Semangat kerja rendah
- Ketegangan keluarga
D. Strategi yang Disarankan
- Sediakan sumber daya komputer
- Sediakan akses ke sumber daya informasi
- Sediakan perlengkapan non-komputer
- Gunakan konferensi telepon
- Sediakan pertemuan rutin
- Lakukan rutinitas kerja
