A. Definisi Data
Data merupakan kumpulan huruf / angka, fakta, atau peristiwa / kejadian, yang belum diolah sehingga tidak memiliki arti.
B. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
C. Kualitas Informasi
- Akurat, berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya serta bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan.
- Relevan, berarti informasi yang diberikan harus mempunyai manfaat bagi penerimanya.
- Tepat Waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
D. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu :
– Manfaat
– Biaya Mendapatkannya
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Catatan : sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
III. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
IV. KONSEP DASAR MANAJEMEN
Manajemen adalah proses atau kegiatan yang mengorganisir, mengendalikan suatu proses kerja untuk mencapai tujuan biasanya dilakukan oleh seorang manajer dalam organisasi.
Menurut R. Antoni, manajemen dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu :
- Manajemen Tingkat Atas (Top Management), terdiri dari direktur utama, direktur, dan eksekutif lainnya. Melakukan kegiatan perencanaan strategis, yang mengetahui dampak adanya keputusan mengenai keseluruhan organisasi untuk tahun-tahun yang akan datang.
- Manajemen Tingkat Menengah (Middle Management), terdiri dari kepala divisi dan kepala cabang. Melakukan kegiatan pengendalian manajemen, yang bertanggung jawab menjadikan rencana menjadi tindakan dan untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi.
- Manajemen Tingkat Bawah (Low Management), terdiri dari kepala bagian, supervisor, pimpinan kelompok. Melakukan kegiatan pengendalian operasional, yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen tingkat menengah
B. Dimana Manajer Ditemukan
Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan di dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.
C. Tingkatan Manajemen
Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah :
- Tingkat perencanaan strategis
- Tingkat pengendalian manajemen
- Tingkat pengendalian operasional
1. Tingkat Perencanaan Strategis
Pada dasarnya, perencanaan strategis meliputi hal-hal berikut ini :
- Proses evaluasi lingkungan luar organisasi
- Penetapan tujuan
- Penentuan strategi
A. Proses Evaluasi Lingkungan Luar Organisasi
• Top Management harus pandai mengevaluasi perubahan lingkungan luar organisasi dan mampu bereaksi dengan cepat terhadap kesempatan-kesempatan yang diberikan luar, seperti produk baru, pasar baru, pengembangan pasar, dsb.
• Selain itu, top management juga harus tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin merubahnya menjadi kesempatan.
B. Penetapan Tujuan
• Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi yang bersifat jangka panjang.
• Misalnya : tujuan oraganisasi pemasaran adalah dalam 5 tahun ke depan menjadi penjual yang terbesar di dalam pasar dalam negeri dengan mengusai 60% pangsa pasar
C. Penentuan Strategi
• Top Management menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Inilah yang disebut dengan strategi.
• Dengan adanya strategi, maka semua kemampuan dan sumber daya organisasi (seperti modal, material, personil, dan kesempatan) dikerahkan guna mencapai tujuan organisasi.
2. Tingkat Pengendalian Manajemen
• Pengandalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.
• Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik (tactical level), yaitu bagaimana middle management menjalankan taktik-taktik supaya perencanaan strategi dapat berhasil dilakukan.
• Taktik yang dilakukan, biasanya, bersifat jangka pendek (kurang atau sama dengan 1 tahun).
3. Tingkat Pengendalian Operasional
• Pengandalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.
• Pengendalian operasional ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam tingkat pengendalian manajemen.
• Pengandalian operasional dilakukan di bawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas low management.
D. Bidang Fungsional
Bidang fungsional perusahaan terdiri dari tiga bidang utama yaitu :
- Pemasaran, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau jasa.
- Manufaktur, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan perakitan produk.
- Keuangan, bidang fungsional perusahaan yang bergerak dalam bidang keuangan perusahaan.
E. Fungsi Manajemen Henry Fayol
Sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis bernama Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsi manajemen yang utama, yaitu :
- Planning (Merencanakan)
- Organizing (Mengorganisasikan)
- Staffing (Menyusun Staf)
- Directing (Mengarahkan)
- Controling (Mengendalikan)
E. Fungsi Manajemen Henry Fayol ( lanjutan )
- Planning (Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
- Organizing (Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
- Staffing (Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
- Directing (Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
- Controling (Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
F. Peran Manajerial Mintzberg
1. Peran antar pribadi
a. Figurehead (kepala)
b. Leader (pemimpin)
c. Liasion (penghubung)
2. Peran informasi
a. Monitor (pemantau)
b. Disseminator (pewarta)
c. Spokesperson (juru bicara)
3. Peran keputusan
a. Enterpreneur (wirausaha)
b. Disturbance handler (pemecah masalah)
c. Resource allocator (pembagi sumber daya)
d. Negotiator (perunding).
1. Peran Antar Pribadi (Interpersonal Role)
- Figurehead (kepala), manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas yang tersedia.
- Leader (pemimpin), manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
- Liasion (penghubung), manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer, seperti rekan kerja, dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
2. Peran Informasi (Informational Role)
- Monitor (pemantau), manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas internal unit dan lingkungannya.
- Disseminator (pewarta), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain dlm unitnya.
- Spokesperson (juru bicara), manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di luar unitnya, seperti pimpinan dan orang-orang di lingkungannya.
3. Peran Keputusan (Decisional Role)
- Enterpreneur (wirausaha), manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi.
- Disturbance handler (pemecah masalah), manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang tidak terduga, seperti devaluasi dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
3. Peran Keputusan (Decisional Role) ( lanjutan )
- Resource allocator (pembagi sumber daya), manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana saja yang mendapatkan sumber daya tertentu.
- Negotiator (perunding), manajer menengahi perselisihan, baik di dalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya.
G. Keahlian Manajer
- Keahlian komunikasi, manajer berkomunikasi (menerima dan mengirimkan informasi) dengan bawahan, atasan, manajer lain, dan orang-orang di luar perusahaan, dalam bentuk lisan (laporan, surat, memo, e-mail, dan terbitan berkala) maupun tertulis (komunikasi saat rapat, penggunaan telepon, meninjau fasilitas, dan berbagai kegiatan sosial).
- Keahlian pemecahan masalah, manajer memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
H. Pengetahuan Dasar Manajer
- Mengerti komputer, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah dalam komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, ddan hal-hal lain yang berhubungan dengan teknologi komputer.
- Mengerti informasi, meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada orang lain.
I. Manajer dan Sistem
• Seorang manajer harus mampu memandang organisasinya sebagai suatu sistem.
• Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya – sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang telah ditentukan oleh manajemen atau pemilik organisasi.
. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Definisi SIM menurut Gordon B. Davis
SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
B. Definisi SIM menurut George M. Scott
SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
C. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen
• Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilaksanakannya.
• Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal.
• Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi PDE (pengolahan data elektronik) dan informasi non-PDE.
