• Sistem Informasi akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yang ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
• Perusahaan tidak dapat memilih untuk memiliki SIA atau tidak, tetapi merupakan suatu keharusan.
• SIA lebih berorientasi pada data daripada berorientasi pada informasi, dan datanya sebagian besar bersifat historis.
• Walaupun SIA berorientasi pada data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi.
• Selain itu, SIA menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar bagi subsistem CBIS lain (Sistem Informasi Manajemen, Sistem Penunjang Keputusan, Otomatisasi Kantor, dan Sistem Pakar).
• Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan.
• SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.
• SIA bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi bagi tiap-tiap elemen lingkungan, kecuali PESAING.
• SIA memelihara rincian catatan keuangan dari operasi perusahaan dan menghasilkan informasi yang menjelaskan operasi tersebut.
• Informasi ada dalam bentuk dokumen tercetak dan tampilan yang digunakan oleh pihak manajer dan non-manajer dalam perusahaan.
II. KARAKTERISTIK SIA
- Melaksanakan tugas yang diperlukan
- Berpegang pada prosedur yang relatif standar
- Menangani data terinci
- Terutama berfokus historis
- Menyediakan informasi pemecahan masalah
- Melaksanakan Tugas Yang Diperlukan
• Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak.
• Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya.
• Elemen-elemen dalam lingkungan (seperti pemerintah, pemegang saham, pemilik perusahaan, dan masyarakat keuangan) menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data.
2. Berpegang Pada Prosedur Yang Relatif Standar
• Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data.
• Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya adalah sama.
3. Menangani Data Terinci
• Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail).
• Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal sampai ke akhir, dan sebaliknya (dari akhir sampai ke awal).
4. Terutama Berfokus Historis
• Data yang dikumpulkan oleh SIA, umumnya, menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau
5. Menyediakan Informasi Pemecahan Masalah
• SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan.
• Contoh : Laporan akuntansi standar, seperti laporan rugi-laba dan neraca.
III. PENGOLAHAN DATA
• Pengolahan Data adalah suatu kegiatan memanipulasi atau mentransformasi simbol-simbol seperti angka atau abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
SIA melakukan empat tugas pengolahan data :
- Pengumpulan data
- Manipulasi data, yang terdiri dari :
- Pengklasifikasian
- Pengurutan
- Penghitungan
- Pengikhtisaran
- Penyimpanan data
- Penyiapan dokumen
Pengumpulan Data
• Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa, tiap tindakan dijelaskan oleh suatu catatan data.
• Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi.
• Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
2. Manipulasi Data
• Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi.
• Operasi manipulasi data meliputi :
- Pengklasifikasian
- Pengurutan
- Penghitungan
- Pengikhtisaran
Pengklasifikasian
• Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode.
• Dalam bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk melakukan identifikasi dan pengelompokkan data.
• Misal : Suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai.
Pengurutan
• Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
• Misal : File catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
Penghitungan
• Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
• Misal : Dalam sistem gaji, upah per-jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan.
d. Pengikhtisaran
• Terdapat banyak data yang perlu diikhtisarkan (disarikan) menjadi bentuk yang merupakan kesimpulan dari beberapa data.
• Misal : Total, subtotal, rata-rata.
3. Penyimpanan Data
• Di suatu perusahaan tentunya mempunyai banyak sekali transaksi, dimana tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data.
• Seluruh data tersebut disimpan dalam bentuk file-file yang dapat diintegrasikan secara logis menjadi suatu database dan harus disimpan pada suatu tempat penyimpanan, seperti media penyimpanan sekunder, sampai diperlukan untuk digunakan kemudian.
• Sebagian besar data dalam database merupakan data akuntansi.
4. Penyiapan Dokumen
• SIA menghasilkan output informasi untuk perorangan maupun organisasi, baik di dalam dan di luar perusahaan.
• Output tersebut dipicu dalam 2 cara, yaitu :
- Oleh suatu tindakan
Output dihasilkan jika sesuatu terjadi, misalnya tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
- Oleh jadwal waktu
Output dihasilkan pada suatu saat tertentu, misalnya cek gaji yang disiapkan setiap akhir bulan.
• Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi (perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan).
• Sistem ini disebut Sistem Distribusi.
• Mempelajari sistem distribusi akan lebih mudah, jika kita berpikir mengenai perusahaan yang berorientasi produk, seperti perusahaan manufaktur pedagang besar atau pengecer, sehingga dapat juga disebut Sistem Distribusi Barang.
Penjelasan singkat mengenai DFD
• Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling terkait.
• Jadi, DFD menekankan pada proses yang terjadi, dan bukannya pada data yang ada.
• DFD, mungkin, merupakan cara paling alamiah untuk mendokumentasikan proses.
• Aplikasi dalam dunia nyata : jika Anda mewawancarai seseorang untuk mempelajari suatu sistem, maka sangat mungkin Anda membuat gambar mengenai proses sistem tersebut, di atas kertas, saat orang tersebut berbicara.
• Anda akan menggambarkan lingkaran-lingkaran atau kotak-kotak persegi panjang untuk menggambarkan langkah-langkah pemrosesan dan memasukkan penjelasan-penjelasan singkat untuk masing-masing.
Keterangan Gambar :
• Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang bahan baku, dan manajemen.
• Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya mirip dengan arus data yang menghubungkan perrusahaan dengan pemasoknya.
• Pesanan yang diterima perusahaan dari dari pelanggannya disebut Pesanan penjualan, sedangkan pesanan yang dibuat perusahaan untuk pemasoknya disebut Pesanan pembelian.
• Kadang-kadang, perusahaan akan menerima dahulu Komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan.
• Perusahaan sering harus mengirimkan Nota penolakan pesanan penjualan kepada pelanggannya, mungkin dikarenakan peringkat kredit mereka yang buruk.
• Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan Faktur untuk mengingatkan pelanggan mengenai jumlah hutang mereka, dan Pernyataan untuk mengumpulkan tagihan-tagihan yang belum dibayar.
• Akhirnya, baik perusahaan maupun para pelanggan harus membuat Pembayaran untuk pembelian mereka.
• Dalam perusahaan itu sendiri, pihak manajemen diwajibkan untuk membuat Neraca dan Laporan-laporan guna mendokumentasikan aktivitas yang terjadi dalam perusahaan tersebut selama jangka waktu tertentu.
• Bagian gudang bahan baku juga harus selalu memberikan laporan mengenai ketersediaan bahan baku yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
